La factura que emites hoy sale de un Excel, de un programa de hace ocho años o de una plantilla de Word que lleva media empresa usando desde siempre. Y funciona. El problema es que Hacienda ya ha puesto fecha a que eso deje de valer. Si te preguntas qué es VeriFactu y qué tiene que cambiar en tu empresa antes de que llegue esa fecha, aquí está explicado sin tecnicismos y sin alarmismo.
Qué es VeriFactu
VeriFactu es el sistema con el que la Agencia Tributaria quiere que las facturas dejen de ser documentos sueltos que cada empresa guarda como puede. En vez de eso, cada factura se registra en el momento de emitirse, se firma, se encadena con la anterior y —si te acoges a la modalidad verificable— se envía a Hacienda de forma automática.
Nace del Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla la Ley Antifraude. Su objetivo es sencillo de resumir: que no se pueda emitir una factura y luego hacerla desaparecer.
La palabra clave es inalterable. Hasta ahora, un programa de facturación podía permitir borrar una factura, cambiarle el importe o alterar el número sin dejar rastro. Con este sistema, cada registro lleva una huella digital que depende del registro anterior. Si alguien toca una factura del pasado, la cadena se rompe y se nota.
A quién obliga y desde cuándo
Aquí es donde conviene detenerse, porque circula mucha confusión. La obligación no afecta a todo el mundo por igual ni entra el mismo día para todos.
- Empresas y autónomos que emiten facturas con un programa informático y tributan en España. Esa es la regla general.
- Quien ya factura con el SII —el Suministro Inmediato de Información, obligatorio para grandes empresas y grupos de IVA— queda fuera: ya envía sus datos por otra vía.
- Quien factura a mano, en papel y sin ningún programa, tampoco entra. Aunque a estas alturas es una excepción cada vez más rara.
- Los fabricantes de software tienen su propia obligación: sus programas deben cumplir el reglamento y llevar una declaración responsable que lo acredite.
Sobre las fechas: el calendario es escalonado. Las sociedades entran el 1 de enero de 2027 y el resto de obligados, el 1 de julio de 2027 — entre ellos los autónomos, que son el caso más frecuente pero no el único. Ojo con una confusión habitual: esa es la fecha en la que tú tienes que estar facturando con un sistema adaptado, pero tu proveedor de software suele pedir el cambio con meses de antelación, así que la fecha que te va a marcar el ritmo llegará antes.
El plazo se ha retrasado más de una vez, así que antes de planificar una inversión conviene confirmar en la sede de la Agencia Tributaria que sigue vigente para tu caso. Fechas comprobadas en septiembre de 2026.
Cómo funciona una factura con VeriFactu
El cambio se entiende mejor siguiendo lo que pasa desde que pulsas «emitir».
- Se genera el registro de facturación. No es la factura en PDF: es un registro paralelo con los datos fiscales de esa factura, creado en el mismo instante.
- Se firma y se encadena. El registro incorpora una huella del registro anterior, de forma que todos quedan enlazados por orden.
- Se envía a la Agencia Tributaria, si trabajas en modalidad verificable. Es la opción que da nombre al sistema y la que evita tener que conservar registros firmados por tu cuenta.
- Aparece el código QR. Toda factura sujeta a la norma lleva un QR impreso que permite a tu cliente comprobar que esa factura está declarada.
Existe también la modalidad no verificable: el programa cumple los requisitos técnicos pero no envía nada en tiempo real, y la empresa asume conservar los registros con todas las garantías durante el plazo legal. Sobre el papel es válida; en la práctica, para una empresa pequeña suele ser más trabajo y más riesgo.
Qué tienes que hacer en tu empresa
La pregunta que importa no es técnica, es de gestión: ¿por dónde empiezo? Por revisar con qué facturas hoy, que es donde está casi todo el trabajo.
Si facturas con un programa de gestión conocido, lo más probable es que el fabricante ya haya sacado o esté preparando una versión adaptada. Tu tarea es confirmar que la tienes contratada, actualizarla y comprobar que la declaración responsable existe.
Si facturas con Excel o con una plantilla propia, ahí no hay actualización que valga: hay que cambiar de herramienta. Es el caso más frecuente en empresas pequeñas y el que más conviene abordar con tiempo, porque implica migrar clientes, artículos y series de facturación.
Si tienes un desarrollo a medida —un programa hecho para tu empresa hace años—, alguien tiene que adaptarlo: generación del registro, firma, encadenamiento, QR y, si procede, el envío. No es un parche de una tarde.
El punto crítico no es el software: es la fecha. Cambiar de programa de facturación con prisa, en mitad de un ejercicio y sin migrar bien los datos, cuesta mucho más que hacerlo con seis meses por delante.
¿No sabes si tu programa de facturación cumple? Revisamos tu sistema actual y te decimos si se actualiza, se cambia o se adapta.
Qué pasa si no lo cumples
La norma prevé sanciones en dos direcciones, y conviene distinguirlas porque no recaen sobre la misma persona.
Para la empresa que usa un programa que no cumple, la sanción prevista es de hasta 50.000 euros por ejercicio. Para el fabricante o distribuidor que comercializa software no adaptado, hasta 150.000 euros por ejercicio y tipo de producto.
Más allá de la multa, hay un efecto práctico que se nota antes: los clientes grandes y las administraciones empiezan a exigir facturas conformes. Quedarse fuera no es solo un riesgo fiscal, es quedarse fuera de algunos proveedores.
VeriFactu y factura electrónica no son lo mismo
Se mezclan constantemente y son dos obligaciones distintas, con normas distintas y calendarios distintos.
VeriFactu viene de la Ley Antifraude y trata sobre cómo se registra la factura por dentro: que no se pueda alterar y que Hacienda pueda verla. Puede aplicarse incluso a una factura que acabe imprimiéndose en papel.
La factura electrónica obligatoria entre empresas viene de la Ley Crea y Crece y trata sobre el formato en que se intercambia: se acabó el PDF por correo, la factura viaja en un formato estructurado que el sistema del cliente entiende solo.
Lo que tienen en común es la dirección: menos papel suelto y más datos trazables. Para una empresa que hoy factura desde una hoja de cálculo, la buena noticia es que resolver bien lo primero suele dejar medio resuelto lo segundo. Por eso compensa verlo como un único proyecto de ordenar y automatizar los procesos administrativos, y no como dos parches sucesivos.
Qué tiene que hacer tu programa por dentro
Cuando preguntes a tu proveedor si su programa cumple, conviene saber qué le estás preguntando. El reglamento exige cinco cosas concretas, y todas se pueden comprobar.
- Generar un registro por cada factura. En el momento de emitirla, no después ni en un proceso nocturno. Ese registro contiene los datos fiscales: emisor, receptor, fecha, base, cuota y tipo.
- Encadenar los registros. Cada uno incorpora la huella del anterior, de manera que forman una secuencia. Si se elimina o se altera uno, la cadena deja de cuadrar.
- Firmar con certificado. La firma electrónica es lo que acredita que ese registro lo generó ese sistema y no otro.
- Llevar un registro de eventos. Un diario interno que anota lo que pasa en el programa: exportaciones, incidencias, intentos de anulación. Es la parte que más se olvida y la que demuestra que nadie ha manipulado nada.
- Impedir la alteración. No se puede borrar una factura: se emite una rectificativa. El programa tiene que impedir físicamente el borrado, no solo desaconsejarlo.
A esto se suma la declaración responsable del fabricante, un documento en el que la empresa que vende el software afirma que cumple el reglamento. Pídela por escrito: es lo que te cubre si mañana hay una inspección.
Cómo elegir programa sin equivocarte
El mercado se ha llenado de mensajes urgentes y de ofertas que aprovechan el miedo a la sanción. Estas son las preguntas que separan una opción seria de una promesa.
¿Está ya adaptado o lo estará? Hay diferencia entre un programa que hoy genera registros conforme al reglamento y uno que anuncia que lo hará. Pide ver una factura emitida con su QR.
¿En qué modalidad trabaja? Si envía a la Agencia Tributaria —modalidad verificable— o si conserva los registros por tu cuenta. La primera te quita responsabilidad de encima.
¿Cómo migra mis datos? Clientes, artículos, series de facturación y, sobre todo, el histórico. Un programa que no importa el histórico te obliga a mantener el antiguo encendido durante años.
¿Qué pasa si me voy? Cómo se exportan los datos y en qué formato. Es la pregunta que nadie hace al firmar y todos lamentan después.
¿Qué se integra con lo que ya tengo? Si el programa de facturación no habla con la contabilidad o con la gestoría, alguien acabará picando datos dos veces. Merece la pena revisar la integración entre sistemas antes de decidir, no después.
Los errores que estamos viendo
En los proyectos de estos meses se repiten tres, y los tres son evitables.
Esperar a la fecha límite. Cuando la obligación aprieta, los proveedores tienen la agenda llena y las migraciones se hacen con prisa. Cambiar de programa de facturación en enero, con el ejercicio recién abierto y con calma, cuesta la mitad de disgustos que hacerlo tres semanas antes del plazo.
Cambiar solo la facturación. Muchas empresas aprovechan y ordenan de paso el presupuesto, el albarán y el cobro, porque están en la misma cadena. Otras cambian solo la factura y dejan el resto en tres hojas de cálculo que siguen sin hablarse. La segunda opción es más barata hoy y más cara todos los meses siguientes.
No formar a quien factura. El programa nuevo obliga a hacer rectificativas donde antes se borraba y se rehacía. Si la persona que emite las facturas no lo sabe, se pasará el mes buscando el botón de eliminar.
Lo que se gana además de cumplir
Casi todas las empresas afrontan esto como una obligación, y lo es. Pero conviene mirar la otra cara, porque el trabajo hay que hacerlo igual y se puede aprovechar.
Se acaban las series descuadradas. Un sistema que numera solo y no deja borrar elimina de golpe el problema clásico de las facturas duplicadas, saltadas o rehechas a mano en diciembre.
La contabilidad deja de ser una segunda captura. Si el programa de facturación se conecta con la contabilidad o con la gestoría, los mismos datos viajan una sola vez. Muchas empresas descubren en este proceso que llevaban años tecleando dos veces lo mismo.
Se sabe qué está cobrado y qué no. Al centralizar la emisión en una herramienta, el estado de cada factura deja de vivir en la memoria de una persona. Eso se nota en la caja antes que en ningún otro sitio.
Queda un histórico consultable. Buscar qué se le facturó a un cliente hace tres años pasa de ser una tarde entre carpetas a una búsqueda de diez segundos.
Dicho de otro modo: la norma obliga a tocar el proceso de facturación, que en muchas empresas llevaba años sin revisarse. Hacerlo con la vista puesta solo en la sanción deja el trabajo a medias; hacerlo mirando el proceso entero devuelve horas todos los meses. Para eso conviene decidir antes qué herramienta va a sostener la gestión y cómo se conecta con lo demás, que es justo lo que se plantea al elegir un sistema de gestión de clientes o un ERP.
VeriFactu no es un capricho de la Administración ni un problema informático: es un cambio en cómo se registra lo que factura tu empresa, con fecha y con sanción detrás. Quien lo aborde con margen cambiará de programa una vez, migrará bien sus datos y se olvidará. Quien lo deje para el final cambiará de programa con prisa, en temporada alta y con la contabilidad a medias.
Preguntas frecuentes sobre VeriFactu
Las empresas y autónomos que emiten facturas con un programa informático y tributan en España. Quedan fuera quienes ya envían sus datos por el SII y quienes facturan a mano, sin ningún programa. Los fabricantes de software tienen además su propia obligación de adaptar sus productos.
Usar un programa de facturación que no cumpla el reglamento puede sancionarse con hasta 50.000 euros por ejercicio, y comercializarlo, con hasta 150.000. Al margen de la multa, cada vez más clientes grandes y administraciones exigen facturas conformes.
Al emitir la factura, el programa genera un registro con sus datos fiscales, lo firma y lo encadena con el registro anterior mediante una huella digital. En la modalidad verificable, ese registro se envía automáticamente a la Agencia Tributaria y la factura sale con un código QR que permite comprobarla.
Depende del punto de partida. Si tu programa de gestión ya tiene versión adaptada, suele ser cuestión de actualizar y configurar. Si facturas con Excel o con un desarrollo propio, el coste es el de cambiar o adaptar la herramienta, y ahí influye sobre todo el volumen de datos que haya que migrar.
No. VeriFactu regula cómo se registra la factura para que no pueda alterarse y Hacienda pueda verla. La factura electrónica obligatoria entre empresas regula el formato en que se intercambia, sustituyendo al PDF por correo. Son dos normas distintas, aunque apunten en la misma dirección.
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