Seguro que todos, en algún momento, hemos utilizado Word, Excel o PowerPoint. La razón es que estos programas están con nosotros desde 1989, fecha en que la compañía norteamericana Microsoft lanzó su primera versión oficial del Office para Mac y al año siguiente para Windows. Luego, durante más de treinta años, se han ido publicando numerosas actualizaciones hasta llegar a la última versión del Office en 2021.
A nivel de usuario, han sido programas sumamente útiles para nuestra operativa diaria, ya que nos han permitido automatizar las actividades más habituales. Desde redactar un documento, hasta hacer una hoja de cálculo con la que poder diseñar y planificar nuestras finanzas personales.
Sin embargo, cuando el objetivo es obtener el máximo rendimiento en un entorno empresarial, Microsoft 365 se ha convertido sin duda en un aliado imprescindible.
Pero ¿cuál es la diferencia entre Microsoft 365 y Office 2021? Pues que este último se vende como una compra de pago único, lo que significa que paga una sola vez para obtener las aplicaciones de Office en un solo equipo. Y no ofrecen una opción de actualización, lo que significa que cuando haya que actualizar a la siguiente versión, tendrás que comprarla de nuevo.
En este artículo te contamos todo lo que tiene que saber sobre las ventajas de Microsoft 365.
¿Qué es Microsoft 365 para empresas?
Antes de conocer cuáles son las diferentes posibilidades que nos ofrece Microsoft 365 para empresas, es importante detenerse a examinar exactamente a qué hacemos referencia cuando nombramos a este conjunto de herramientas.
Microsoft 365 (antes denominado Office 365) es una suscripción anual o mensual que nos permite tener una serie de programas y funciones en diferentes dispositivos, así como otras ventajas de almacenamiento en la nube o correo electrónico con funciones “premium” en Outlook. Se trata de una suite muy potente de Microsoft, para trabajar con las aplicaciones de Office de siempre, pero ahora con la posibilidad de poder actualizar y editar los documentos desde cualquier dispositivo en cualquier parte del mundo. El único requisito es disponer de una conexión a internet suficientemente estable, para recuperar la última versión de los documentos en los que trabajamos habitualmente y, además, realizar cambios sobre ellos.
Por otro lado, desde la llegada de la pandemia, el teletrabajo y las fórmulas de trabajo híbridas se han convertido en una forma de organización laboral cada vez más extendida en las empresas de los cinco continentes. Esto ha provocado que las organizaciones se hayan visto obligadas a dotar a sus trabajadores de todas las herramientas necesarias, para poder continuar desempeñando sus funciones, con independencia del lugar físico en el que se encuentren los trabajadores.
Este cambio de modelo por la Covid-19 ha acelerado la transformación digital, la necesidad de acceso remoto a la información y la preocupación por la ciber-seguridad. Y éstas han sido algunas de las causas que explican que Microsoft se haya convertido en una compañía líder, dada su altísima capacidad de exprimir las posibilidades que se desprenden del trabajo en la nube.
Trabajo en remoto con Microsoft 365
Microsoft 365 está diseñado para ayudar a las empresas y a los trabajadores a mejorar su productividad, mediante las aplicaciones innovadoras de la suite, servicios inteligentes en la nube y seguridad de primer nivel.
Replica el mismo funcionamiento que siempre ha presentado para el usuario. Sin embargo, ahora Microsoft 365 está adaptado a las ventajas del trabajo en la nube. Por este motivo, no es necesario recorrer una curva de aprendizaje especialmente pronunciada, y lograremos familiarizarnos con el uso de esta suite en un breve período de tiempo.
Eso sí, en el caso de que nuestra empresa esté valorando llevar a cabo el cambio hacia Microsoft 365 y deseemos adquirir próximamente sus aplicaciones y servicios, debemos tener presente que existen diferentes planes en función de las necesidades. No debemos únicamente analizar cuál es nuestra realidad actual, sino también identificar los objetivos que vamos a querer alcanzar en un escenario futuro.
A continuación, explicamos cuáles son todos los servicios que podrán disfrutar, a partir de la integración de Microsoft 365 en su negocio.
¿Cuál es el plan que necesita mi negocio?
Como ya hemos mencionado previamente, uno de los primeros pasos que debemos realizar cuando valoramos la contratación de Microsoft 365 es realizar un planteamiento estratégico para poder elegir el plan más adecuado, en función de nuestros intereses.
Entre las pequeñas y las grandes empresas la principal diferencia se encuentra en el número de usuarios y en la capacidad de almacenamiento que demanda cada una de ellas. Para ambos casos dispondremos de versiones online de las aplicaciones, muy similares a las que siempre hemos conocido de Microsoft, por lo que podemos llevar a cabo cualquier tipo de trabajo o de tarea de manera sencilla.
Debemos tener en cuenta que los planes se han elaborado valorando las distintas necesidades, en función de las características de los negocios, por lo que también nos ayudará responder estas preguntas: ¿Necesito aplicaciones online? ¿Hacemos trabajo colaborativo? ¿Necesito aplicaciones de escritorio? ¿Qué espacio de almacenamiento para el correo electrónico requiero?
Así encontramos los siguientes planes específicamente diseñados para compañías:
- Microsoft 365 para Empresa Básico: Usa aplicaciones de Office para la web, como Outlook, Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Permite crear un centro de trabajo en equipo para conectar a las personas mediante Microsoft Teams. Almacena y comparte archivos con 1 TB de almacenamiento en la nube de OneDrive por usuario.
- Microsoft 365 para Empresa Estándard: Además de lo anterior incluye versiones de escritorio. Usarás una única licencia para disfrutar de aplicaciones de Office totalmente instaladas en cinco dispositivos móviles, cinco tabletas y cinco equipos PC o Mac por usuario.
- Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios: Si solo necesitas las aplicaciones de Office, este es tu plan.
- Microsoft 365 Empresa Premium: En este caso, con una cuota superior podemos acceder a las aplicaciones del Office 365 mencionadas anteriormente, y a servicios como Exchange, OneDrive, Sharepoint, Teams y Skype Empresarial, que facilitarán la comunicación entre todos los miembros de nuestro negocio. Además defenderá nuestra empresa contra ciberamenazas avanzadas con protección sofisticada contra suplantación de identidad (phishing) y ransomware, controlará el acceso a la información confidencial con cifrado para ayudar a evitar que tus datos se compartan accidentalmente.
Microsoft 365, la solución rentable y segura
A través de la implementación de Microsoft Office 365, en nuestro negocio dispondremos de todas las ventajas derivadas de trabajar en la nube, como consecuencia de las diferentes herramientas de colaboración y de videoconferencia que nos proporciona este servicio.
Las principales ventajas, a modo de resumen, son:
- Trabajo y conexión, tanto de forma local como remota:
- Chatea, llama y organiza reuniones.
- Comparte documentos en la nube.
- Colabora con aplicaciones de Office.
- Conéctate a través del correo y el calendario
- Protección para la empresa:
- Protege tus datos empresariales con características de seguridad integradas
- Defiéndete contra los ciberataques.
- Mejora la seguridad de los datos del cliente.
- Protege los dispositivos.
- Administra usuarios y dispositivos.
- Obtén una solución rentable:
- Agiliza la configuración de TI, la administración y los costes con una solución de productividad única.
- Mejora la productividad del usuario.
- Ahorra en automatización y costes de TI.
- Consolida los gastos de proveedores.
- Reduce los costes de los riesgos de seguridad.
Invierte en este tipo de soluciones para tu negocio y descubre cómo, a través de una elección adecuada con nuestra ayuda, es posible mejorar el funcionamiento de tu empresa.
