Todo el mundo parece hablar de él, aunque muy pocos tienen claro qué es el teletrabajo en realidad. Así que empezaremos este artículo definiendo el concepto para despejar todas las dudas.
El teletrabajo, también conocido como trabajo a distancia, es una modalidad laboral en la que una persona desempeña su función de forma remota desde una ubicación diferente a las oficinas o instalaciones generales de una empresa con la ayuda de la tecnología de la información (TI).
Esta práctica la pueden desarrollar tanto personas por cuenta ajena que están contratadas en una empresa como trabajadores autónomos, siempre que su actividad lo permita. Y, aunque el teletrabajo parece un concepto muy reciente, sus orígenes se remontan a inicios de los años 70. Casi nada ¿verdad?
¿Sabes qué motivó la aparición del trabajo remoto? La necesidad de ahorrar combustible, una razón que distan mucho de los motivos por los que el teletrabajo se ha convertido en noticia en los últimos meses.
La crisis sanitaria ocasionada por el Covid-19 ha puesto en jaque a instituciones políticas y sanitarias, pero también a miles de empresas que han tenido que cerrar sus instalaciones de un día para otro. La solución en muchos casos ha sido el teletrabajo.
Pero, ¿ha llegado para quedarse? Lo analizamos en este artículo. Además, te contamos los pros y contras del teletrabajo, y qué herramientas te recomendamos para que te resulte realmente efectivo y no acabe con tu paciencia.
¿Realmente el teletrabajo ha llegado para quedarse?
Rotundamente, sí. El teletrabajo ha llegado para quedarse entre nosotros durante mucho tiempo. La realidad es que antes del estallido de la crisis apenas un 5 % de la población activa española trabajaba de forma remota, una cifra que llegó a despegar hasta llegar el 34 % durante las semanas de confinamiento.
Es cierto que el trabajo remoto no es una opción válida para todas las actividades. Hay sectores como la restauración, el agrícola o el industrial que tienen más complicado el hecho de teletrabajar y su jornada laboral requiere necesariamente de su presencia física para un desarrollo efectivo del trabajo.
Sin embargo, hay otros sectores como el empresarial, el editorial o buena parte de los servicios públicos, en los que sí es factible extender el teletrabajo como una fórmula laboral efectiva.
Por otro lado, si el deseo general es hacer del teletrabajo una realidad viable y estable para el futuro, es necesario legislar de forma adecuada sobre ella.
La regulación de una situación que se asumió de una forma prematura y totalmente improvisada hace unas semanas es la llave para garantizar los derechos de los trabajadores y asegurar que las empresas asumen los gastos asociados al teletrabajo (softwares, Wifi, mobiliario, mantenimiento, conexión a Internet…).
Si la regulación es la adecuada, le auguramos un largo futuro al teletrabajo. Es una situación que implica diferentes beneficios para la calidad de vida de los trabajadores y para la rentabilidad de las empresas. ¿Los vemos?
Ventajas y desventajas del teletrabajo
Uno de los claros impactos que ha tenido el teletrabajo y que, además, se ha evidenciado claramente en los últimos tiempos es su incidencia sobre la movilidad.
Si no tenemos que desplazarnos al trabajo ahorramos tiempo y mucho dinero. También reducimos el estrés que nos suponen estos traslados y el riesgo a sufrir accidentes o averías. Todos estos factores inciden directamente en una mejor conciliación entre la faceta laboral y personal, y en definitiva en una calidad de vida mayor.
Estas ventajas del teletrabajo se suman al impacto positivo que la menor movilidad tiene sobre el medio ambiente. La polución disminuye de forma perceptible al bajar el nivel de emisión de gases contaminantes por el tráfico.
A nivel empresarial, contar con una plantilla de empleados que teletrabajan permite contratar a perfiles profesionales diversos sin que su ubicación geográfica sea un hándicap. Asimismo, supone un ahorro económico importante en infraestructuras (oficinas, alquileres) y mantenimiento de las mismas.
Sin embargo, el teletrabajo también lleva asociadas ciertas desventajas. Una de ellas es la falta de contacto directo y personal con los compañeros o el equipo de trabajo, que puede dificultar una comunicación efectiva.
Otro punto de conflicto puede ser la reducción de la productividad en el hogar puesto que allí las distracciones son mayores. Además, si tenemos personas a nuestro cargo es complicado aparcar el trabajo en ciertos momentos cuando esos seres queridos reclaman nuestra atención. Esta es una situación difícil que han vivido las familias con niños en casa durante las semanas de confinamiento.
Por último, las empresas pueden tener dificultades para supervisar a sus empleados y cerciorarse de que el trabajo se está desempeñando. También se une el desafío que supone proporcionar equipos tecnológicos a toda la plantilla que funcionen con eficacia para mantener a los empleados conectados.
¿Qué necesito para teletrabajar?
Si vas a comenzar a teletrabajar hay una serie de necesidades tecnológicas básicas que debes tener cubiertas para poder desarrollar tu actividad.
Equipo tecnológico
Contar con una buena equipación tecnológica es la base para poder teletrabajar de forma adecuada. El punto de partida es un ordenador. De hecho, durante las primeras semanas de la declaración del estado de alarma y la expansión del teletrabajo, la compra de portátiles se triplicó en España.
En función del equipo que elijas, deberás incluir otra serie de accesorios como monitor externo, altavoces, webcam, auriculares y micrófono, estos tres últimos son indispensables para realizar videoconferencias. Por otro lado, también es básico contar con un smartphone para mantener llamadas telefónicas.
Una de las fórmulas a la que recurren cada día más negocios es el renting tecnológico que permite acceder a equipamiento tecnológico a través de un alquiler.
Por otro lado, es importante que te asegures de contar con un protocolo para recibir soporte técnico cuando trabajes de forma remota. Puede que te asalten dudas relacionadas con el almacenamiento en la nube, las medidas de seguridad y/o autenticación, o la gestión de las copias de seguridad de archivos.
Conexión a Internet
Si el equipamiento tecnológico era la base del teletrabajo, una buena conexión a Internet es la otra pata fundamental de esta modalidad a distancia. Lo ideal es contar con una conexión de alta velocidad en tu domicilio.
No optes por técnicas fraudulentas como robar el Wifi del vecino o confiar en el acceso móvil de tu smartphone. Vas a necesitar que Internet funcione de forma ágil si quieres ser productivo ante la pantalla.
Herramientas que hacen más sencillo el teletrabajo
El panorama de herramientas que pueden facilitarte el teletrabajo es realmente amplio, tanto que puede llegar a abrumar. Te allanamos el camino con varias recomendaciones que debes conocer.
Videollamadas y videochats
Ya sabes que una buena comunicación es uno de los pilares del teletrabajo. Cuando trabajas codo con codo junto a otros compañeros o tienes la necesidad de comunicarte con clientes, poder verte de forma virtual es una gran ayuda. Para estas reuniones virtuales existen una amplia variedad de herramientas.
Este tipo de aplicaciones de videollamadas y videochats han sufrido un auge en los últimos meses como única vía para poner en contacto ya no solo a empresas sino también a familiares y amigos. Entre las más profesionales están Zoom, Skype o Google Meet.
Gestión de tareas, proyectos y tiempo
Una de las grandes preocupaciones de las empresas que optan por el teletrabajo es el nivel de productividad de sus empleados. Además, el trabajo en equipo en remoto requiere una óptima organización para mantener una colaboración efectiva.
Las herramientas de gestión de proyectos son perfectas para ello ya que permiten dividir y organizar las tareas asignándoles a los correspondientes miembros del equipo. Esto facilita en gran medida el flujo de trabajo.
Entre las más populares están Trello, con una interfaz ordenada y clara; Asana, con una potente aplicación móvil; o Slack, más centrado en facilitar la comunicación.
Respecto a la gestión del tiempo y la organización de agenda, una de las mejores herramientas es Google Calendar, que además se sincroniza en todos tus dispositivos. Otra opción es recurrir a Calendly.
Una última recomendación es contar con un administrador de contraseñas como LastPass. Este gestor recuerda las claves privadas de acceso a las diferentes plataformas y herramientas por ti. Asimismo, te permite compartir contraseñas con otros miembros del equipo de trabajo con seguridad.
Compartir archivos en línea y trabajo colaborativo en la nube
El trabajo colaborativo en empresas que trabajan de forma remota requiere de soluciones cloud computing y herramientas para compartir la información. Hoy en día podemos encontrar una amplia oferta de plataformas diseñadas para ofrecer estas funcionalidades a las empresas y los autónomos.
Una de las más populares es Google Drive, que te permite almacenar y compartir archivos con otros usuarios. Además, es un servicio de almacenamiento en la nube que te permite acceder a los archivos sin conexión y desde cualquier tipo de dispositivo. Es una herramienta muy útil, especialmente si utilizas otros productos de Google como Gmail, Sheets (para hojas de cálculo) o Docs.
Otras alternativas a Drive son Dropbox y OneDrive. Las tres disponen de planes gratuitos. También podemos destacar Microsoft Office 365, que incluye una suite de herramientas unificada muy potente.
Ya tienes claro qué es el teletrabajo, una nueva realidad que ha llegado para quedarse y ponernos más fácil alcanzar esa ansiada calidad de vida que todos reclamamos.
Si necesitas ayuda para implantar el teletrabajo en tu empresa, no dudes en contactar con nosotros y te informaremos sobre nuestros servicios de soporte informático para empresas y profesionales.
