Luchar contra la corrupción y la ilegalidad es la meta del compliance, un término cada vez más extendido en el mundo empresarial. Pero, ¿qué significa en realidad y por qué es clave para tu negocio?
Más allá de ser un simple requisito legal, el compliance es indispensable para evitar sanciones, prevenir riesgos y garantizar que tu empresa opere con transparencia.
Y si crees que esto del compliance solo afecta a las grandes corporaciones, te equivocas por completo. La legislación española exige a todas las corporaciones, incluidas las pymes, contar con un programa de compliance.
Y aquí es donde la infraestructura informática juega un papel fundamental: con las herramientas adecuadas, cumplir con la normativa puede ser mucho más sencillo de lo que imaginas.
En este artículo, te explicamos de forma clara y directa qué es el compliance, cómo puede afectar a tu proyecto y por qué las soluciones tecnológicas pueden ayudarte a gestionarlo sin complicaciones.
¿Comenzamos?
¿Qué es compliance y para qué sirve?
El término compliance hace referencia al cumplimiento normativo dentro de una empresa. Es decir, se trata del conjunto de normas, procesos y medidas que un negocio debe seguir para respetar todas las leyes y normativas que le afectan.
El objetivo es claro: evitar riesgos legales y proteger al negocio de posibles fraudes o infracciones que puedan echar por tierra su reputación y, en consecuencia, su estabilidad.
Piensa que las empresas actuales están sujetas a muchas normativas, tanto a nivel español como europeo. Protección de datos (RGPD), prevención de blanqueo de capitales, seguridad laboral, legislaciones medioambientales, responsabilidad social…
Una empresa que decide operar “al margen de la ley” corre un riesgo real: desde multas millonarias hasta responsabilidades penales, pérdida de beneficios fiscales, daño a la imagen del negocio, salida de empleados y huida de clientes.
Es importante entender que el compliance no se trata únicamente de cumplir normas. También implica construir una cultura ética, además de fomentar prácticas empresariales transparentes y responsables para aumentar la competitividad del negocio.
Porque una empresa confiable y creíble es un auténtico imán para clientes, empleados y proveedores, ¿estás de acuerdo?
¿Cómo afecta el compliance a las pymes en España?
Hace unos años, el cumplimiento normativo en las empresas españolas era algo que solo preocupaba a las grandes corporaciones. Pero la situación ha cambiado radicalmente y hoy cualquier empresa, desde multinacionales hasta pymes, debe tomarse en serio el compliance.
Este cambio se debe, en gran parte, a la reforma del Código Penal de 2010, que introdujo en su artículo 31 bis la responsabilidad penal de las personas jurídicas. Desde entonces, una empresa puede ser sancionada si alguno de sus empleados o directivos comete un delito en su nombre y no se han tomado las medidas necesarias para evitarlo.
Ahora no basta con hacerse el sueco y decir “yo no sabía nada”. Si no hay un programa de compliance que demuestre que la empresa ha hecho todo lo posible para cumplir con la ley, las consecuencias pueden ser desastrosas.
Pero la normativa penal no es el único motivo por el que el compliance ha cobrado tanta importancia. Otras leyes y regulaciones han elevado el nivel de exigencia para los negocios en nuestro país. Las repasamos:
- LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales) que adapta el RGPD al marco español y vela por la privacidad de los datos personales.
- Ley de prevención del blanqueo de capitales, cuya finalidad es tratar de impedir que ciertos servicios se utilicen para lavar dinero de origen ilícito.
- Ley de transparencia, que impone obligaciones de cumplimiento a empresas que trabajen con la Administración Pública.
- Regulaciones sectoriales como las medioambientales y laborales, cada vez más estrictas en el marco europeo.
Violar alguna de estas normativas aplicables puede salir muy caro para una empresa. En función de la infracción, las multas pueden alcanzar cifras astronómicas. Por ejemplo, un incumplimiento del RGPD puede suponer hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual.
Y la Agencia Española de Protección de Datos no se anda con chiquitas. Para que te hagas una idea, las multas impuestas en 2024 alcanzaron los 27 millones de euros. Y el 72% de las sanciones afectaron a autónomos y pequeños negocios (fuente).
Más allá de las multas económicas, se encuentran el perjuicio a la reputación de la marca y la pérdida de confianza entre clientes, trabajadores, proveedores y socios comerciales. No podemos olvidar que vivimos en la era digital donde la difusión de la corrupción o el fraude es inmediata.
Y en este contexto mediático, marcado por un mercado cada vez más exigente, cualquier fallo legal puede convertirse en un escándalo público que afecte seriamente al rendimiento económico de la empresa.
¿Quién se encarga de aplicar el compliance en la empresa?
En empresas grandes, la persona responsable de velar por el cumplimiento de la normativa es el compliance officer. Su función principal es asegurarse de que la empresa cumple con las leyes y regulaciones aplicables, además de promover una cultura ética dentro de la organización.
Entre sus responsabilidades están:
- Identificar riesgos legales, además de monitorizar y auditar el cumplimiento de la norma.
- Elaborar e implementar un programa de compliance con políticas y procedimientos claros.
- Formar a empleados y directivos para que conozcan y apliquen las normas.
- Supervisar el canal de denuncias interno.
- Actuar en caso de incumplimientos, estableciendo medidas correctivas y disciplinarias.
Y en el caso de las pymes y micropymes, ¿quién se encarga del compliance? Si hay departamento legal o asesoría jurídica interna, ellos son los encargados, aunque la responsabilidad también puede recaer en recursos humanos o administración.
En el caso de autónomos y negocios unipersonales, la dirección asume esta tarea, normalmente apoyándose en consultorías o servicios externos. De todos modos, el compliance no es tanto quién se encarga de él, sino cómo se gestiona. Vamos a ello.
Cómo diseñar e implementar un programa de compliance
Toda empresa debe desarrollar un programa de compliance adaptado a su realidad teniendo en cuenta su sector, tamaño y la legislación específica.
El primer paso antes de implementar cualquier medida es analizar qué normativas afectan a la empresa y qué riesgos legales existen porque cada negocio está sujeto a unas obligaciones concretas. Una asesoría financiera, por ejemplo, tiene regulaciones muy diferentes a las de una empresa de tecnología o una constructora. Cuanto mejor se identifiquen los riesgos desde el inicio, más fácil será diseñar un sistema de control para prevenir problemas antes de que ocurran.
A partir de ahí se debe crear un código ético, que recoge los valores y principios de la empresa en términos de cumplimiento normativo y cultura ética. Este documento es el que va a establecer las reglas básicas de conducta que deben seguir empleados, gerentes y colaboradores.
Asimismo, se deben fijar políticas internas para el uso de información confidencial y regular cuestiones como la igualdad o el acoso laboral, entre otras.
Habrá que ver si existe obligación de habilitar canales de denuncia internos, según la ley de protección del informante en España.
Desde 2023, la normativa española obliga a las empresas con más de 50 trabajadores a contar con esta plataforma que ofrece a empleados y terceros la posibilidad de informar sobre posibles irregularidades con seguridad y bajo anonimato.
Ten en cuenta que el mejor programa de compliance no servirá de nada si los empleados y directivos no lo conocen o no saben cómo aplicarlo. Por eso, se tiene que diseñar un plan de formación actualizado y adaptado a cada nivel dentro de la empresa con explicaciones prácticas.
Cuando el plan esté en marcha, la empresa debe realizar auditorías y revisiones periódicas para comprobar que realmente funciona y adaptarlo a las nuevas normativas que se vayan publicando. Nunca olvides que el compliance no es un proceso estático y siempre está en constante evolución.
La tecnología, aliada indispensable en la gestión de compliance
Como puedes suponer, gestionar el compliance no es precisamente un paseo. Hacerlo de forma manual es complicado e incrementa el riesgo de errores u omisiones que pueden costarle caro a la empresa. Por suerte, la tecnología nos ha facilitado mucho las cosas y hoy en día existen soluciones que automatizan estos procesos.
Los software de compliance y seguridad de datos permiten centralizar toda la gestión normativa en una única plataforma digital.
Con estas herramientas, las empresas pueden reducir la carga administrativa y asegurarse de que cumplen con la normativa sin perderse en interminables documentos y actualizaciones.
Imagina tener en un solo lugar todas las regulaciones, políticas internas y procedimientos al día. Esto garantiza que todos los departamentos trabajen bajo los mismos estándares y que la empresa pueda adaptarse rápidamente a los cambios normativos sin volverse loca en el intento.
Pero lo mejor es que estos programas no se limitan a almacenar información. Muchos de ellos ya integran tecnologías avanzadas como Inteligencia Artificial y Big Data, capaces de detectar anomalías en tiempo real, analizar patrones de comportamiento y prever posibles incumplimientos antes de que se conviertan en un problema. Es decir, pasamos de un sistema reactivo a uno proactivo, que cumple con la normativa a la vez que anticipa riesgos y genera respuestas ágiles.
Otra gran ventaja de estos sistemas de gestión de compliance es que se pueden integrar con otras herramientas, como ERP o software de gestión documental (SAP o Microsoft Dynamics, entre otros), lo que contribuye a mejorar la eficiencia operativa del negocio.
Ya lo ves, apostar por la tecnología en la gestión del compliance es una decisión inteligente para cumplir las normas, respaldar la seguridad y mejorar la capacidad de reacción del negocio ante cualquier cambio o amenaza.
Si necesitas apoyo tecnológico en la adopción de sistemas de compliance, no dudes en contactar con Sale Systems y te ofreceremos una consultoría informática a la medida de tu proyecto.
¿Tu informática acompaña al negocio o lo frena?
Pide una consultoría sin compromiso Sin compromiso · Respuesta en menos de 24 h
