Un ordenador viejo no se rompe: se vuelve lento. Y como no se rompe, nadie lo cambia. Se cambia el día que muere, normalmente un martes por la mañana y con el trabajo a medias.
Renovar los equipos informáticos de una empresa no es una compra: es una decisión de planificación. La pregunta correcta no es cuánto cuesta renovar, sino cuánto cuesta no hacerlo, porque esa segunda cifra existe aunque no aparezca en ninguna factura.
Cuánto dura un equipo de empresa
La referencia razonable está entre cuatro y cinco años para un ordenador de puesto de trabajo, y algo más para un servidor bien dimensionado. No es una fecha de caducidad: es el punto a partir del cual la relación entre lo que da y lo que cuesta mantenerlo empieza a torcerse.
Ese plazo se acorta o se alarga según el uso. Un puesto de administración con correo, navegador y una aplicación de gestión aguanta bien cinco años. Un puesto de diseño, de vídeo o de cálculo se queda corto antes. Y un portátil que viaja todos los días envejece más rápido que uno de sobremesa: la batería, la bisagra y el teclado marcan el ritmo.
Las señales de que ya toca
- Arranca lento y la gente se acostumbra. Cuando alguien enciende el ordenador y se va a por un café, esa costumbre son minutos diarios multiplicados por toda la plantilla.
- El disco es mecánico. Es la señal más clara y la más fácil de comprobar. Un equipo con disco duro tradicional trabaja a una fracción de lo que rinde con un disco sólido.
- Se queda sin memoria a diario. Con el navegador, la videollamada y la aplicación de gestión abiertos, 8 GB ya no dan de sí.
- No admite la versión actual del sistema. Si el fabricante lo dejó fuera de las últimas versiones, tienes fecha de caducidad de seguridad, no de rendimiento.
- Avería recurrente. Dos reparaciones en un año en el mismo equipo suelen costar más que la diferencia hasta uno nuevo.
- Nadie lo quiere. Cuando el equipo se queda libre y ningún compañero lo acepta, la empresa ya ha decidido; solo falta reconocerlo.
Diez minutos perdidos al día por equipo son casi una jornada de trabajo al mes. Con quince personas, esa cuenta se convierte en algo bastante parecido al coste de renovar el parque completo, cada año, sin haber renovado nada.
Lo que cuesta esperar
El coste de mantener equipos viejos tiene cuatro partidas y ninguna se ve en la contabilidad como tal.
Tiempo. Arranques lentos, aplicaciones que tardan, archivos que no abren. Es un goteo constante que se paga en salarios y en paciencia.
Incidencias. Los equipos viejos generan la mayoría de los avisos al servicio técnico. Cada aviso es tiempo del usuario, tiempo del técnico y, con frecuencia, un rato de trabajo perdido.
Seguridad. Un equipo que no puede actualizarse es una puerta abierta. El soporte de Windows 10 terminó el 14 de octubre de 2025: los equipos que siguen ahí ya no reciben parches de seguridad, y eso los convierte en el eslabón por donde entra el problema.
Riesgo de parada. Un equipo que muere con trabajo dentro y sin copia reciente cuesta mucho más que su sustituto. Y siempre muere en mal momento.
Comprar, renting o nube: cómo se paga
Hay tres formas de abordarlo y ninguna es mejor en abstracto.
Compra directa. El equipo es de la empresa desde el primer día. Sale más barato en el total si el equipo dura, pero exige desembolso de golpe y deja la renovación futura en manos de que alguien se acuerde.
Renting tecnológico. Cuota mensual que incluye el equipo y, según el contrato, la garantía y la sustitución. Convierte una inversión en un gasto previsible y, sobre todo, obliga a renovar en fecha, que es la parte que las empresas nunca cumplen por su cuenta.
Menos equipo y más nube. Si las aplicaciones pesadas están en servidores o en servicios en la nube, el puesto de trabajo puede ser más modesto y durar más. Es la vía que más ha cambiado la ecuación en los últimos años.
Cómo se planifica una renovación
Renovar todo de golpe es caro y renovar cuando algo se rompe es peor. El punto medio es un plan por lotes.
1. Inventario real. Qué equipos hay, de qué año, con qué disco, cuánta memoria y quién los usa. Sin esta lista no hay plan posible, y casi ninguna empresa la tiene actualizada.
2. Clasificar por urgencia. Fuera de soporte primero, después los que dan incidencias, después los que están cerca de los cinco años.
3. Renovar por tandas. Un tercio del parque cada año reparte el gasto y evita que toda la empresa envejezca a la vez. Además reduce el impacto de cada cambio.
4. Estandarizar modelos. Dos o tres configuraciones para toda la empresa —básica, estándar y potente— simplifican el soporte, las piezas y la preparación de equipos nuevos.
5. Preparar el cambio. Copia de los datos, inventario del software instalado, licencias a mano y una franja horaria acordada. Un cambio bien preparado se hace en una hora por puesto.
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Qué equipo le toca a cada persona
Dar el mismo ordenador a todo el mundo es cómodo y casi siempre es un error: sobra máquina en la mitad de los puestos y falta en la otra mitad. Con tres perfiles se cubre una empresa entera.
Perfil básico. Correo, navegador, ofimática y una aplicación de gestión. Aquí lo que manda es el disco sólido y la memoria suficiente; el procesador rara vez es el problema. Es el puesto más numeroso y el que menos cuesta.
Perfil estándar. Lo anterior más videollamadas constantes, muchas pestañas abiertas y trabajo con archivos grandes. Pide memoria holgada y, si la persona se mueve, un portátil con buena pantalla y batería que aguante la jornada.
Perfil exigente. Diseño, vídeo, cálculo, planos o desarrollo. Es donde tiene sentido gastar de verdad, porque cada minuto de espera se multiplica por muchas veces al día. Suele ser un puñado de puestos, no la empresa entera.
Definir estos tres perfiles y ponerles un modelo concreto a cada uno ahorra discusiones cada vez que hay que comprar, simplifica el soporte y evita la costumbre más cara de todas: pedir presupuesto de un ordenador a la desesperada porque uno acaba de morir.
Lo que cuesta un puesto de trabajo de verdad
Cuando se compara el precio de dos ordenadores se compara solo una parte. El coste real de un puesto incluye también las licencias de software, la preparación del equipo, la migración de los datos, el soporte durante su vida útil y la retirada al final.
Ese conjunto explica dos cosas que parecen contradictorias. La primera, que un equipo más caro y mejor dimensionado suele salir más barato, porque dura un año más y genera menos incidencias. La segunda, que estandarizar modelos ahorra más que negociar el precio unitario: preparar veinte equipos iguales cuesta una fracción de preparar veinte equipos distintos.
Con esa cuenta encima de la mesa, la conversación deja de ser «cuánto vale este ordenador» y pasa a ser «cuánto nos cuesta este puesto al año». Que es la única cifra con la que se puede planificar.
Qué hacer con los equipos que salen
Esta parte se despacha en dos minutos y tiene consecuencias legales, así que conviene hacerla bien.
Borrado seguro, no formateo. Un disco formateado conserva datos recuperables. Hay que usar borrado certificado o destrucción física del disco, y guardar el justificante. Si en esos equipos había datos personales, no es una recomendación: es una obligación.
Retirada como residuo electrónico. Los equipos son residuos de aparatos eléctricos y electrónicos y tienen su circuito de gestión. Un gestor autorizado emite el certificado correspondiente.
Segunda vida, con criterio. Un equipo aún válido puede reutilizarse para un puesto menos exigente o donarse, siempre después del borrado seguro y sabiendo que si ya no recibe actualizaciones de seguridad, no debería volver a la red de la empresa.
La renovación como oportunidad
Cambiar equipos es el mejor momento para arreglar otras cosas que llevan años pendientes, porque el trabajo de preparación ya está hecho y la gente está avisada.
Es cuando se puede pasar de tener los archivos en el disco de cada uno a tenerlos en la nube corporativa, activar el cifrado de disco en todos los portátiles, estandarizar el software instalado, quitar los permisos de administrador local y dejar montada la copia de seguridad de los puestos.
Hacer todo eso por separado exige convencer a cada persona una a una. Hacerlo el día que le entregas un ordenador nuevo no cuesta ninguna conversación.
Merece la pena aprovecharlo también para revisar lo que sobra. En la mayoría de los parques informáticos hay licencias que se pagan y no se usan, programas instalados que nadie recuerda haber pedido y carpetas compartidas creadas para un proyecto que terminó hace tres años. La renovación es el único momento del año en que alguien mira ese inventario con calma, y casi siempre paga parte de la propia renovación.
Y un detalle de calendario que ahorra dinero: los lotes de renovación conviene cerrarlos con margen respecto al final del ejercicio. Comprar en diciembre, con prisa y con el presupuesto a punto de caducar, suele significar pagar lo que haya disponible en lugar de lo que se había decidido, y recibir los equipos cuando media plantilla está de vacaciones.
Planificar la tanda en el primer trimestre, con dos presupuestos pedidos y una fecha de entrega acordada, cuesta lo mismo y sale mejor.
Preguntas frecuentes sobre renovar equipos informáticos
Entre cuatro y cinco años en los puestos de trabajo, algo más en servidores bien dimensionados. El plazo se acorta en puestos de diseño o cálculo y en portátiles que viajan a diario, y se alarga cuando el trabajo pesado se hace en servidores o en la nube.
En un equipo de menos de cuatro años y con soporte del fabricante, pasar a disco sólido y ampliar memoria es una mejora muy rentable. En uno más antiguo o que ya no admite la versión actual del sistema, es dinero que alarga el problema en lugar de resolverlo.
Su soporte terminó el 14 de octubre de 2025, así que ya no reciben actualizaciones de seguridad. Si el equipo admite la versión actual del sistema, se actualiza; si no, entra en el plan de renovación como prioridad, porque es una vía de entrada conocida.
La compra sale más barata en el total si los equipos duran y la empresa tiene liquidez. El renting convierte la inversión en una cuota previsible, suele incluir garantía y sustitución, y fuerza a renovar en fecha, que es lo que casi nunca ocurre cuando la renovación depende de que alguien se acuerde.
Borrado seguro certificado o destrucción del disco —formatear no basta— y retirada a través de un gestor autorizado de residuos electrónicos, que emite el certificado. Si se reutilizan o donan, siempre después del borrado y sin devolverlos a la red de la empresa si ya no reciben actualizaciones.
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