Con la expansión de Internet y la digitalización, las empresas de todo el mundo tienen la necesidad de gestionar sus sistemas de información y comunicación online con el objetivo de mejorar su productividad y la experiencia del cliente, aspectos que se traducen en avance y crecimiento.
En la actualidad, existe una gran oferta de herramientas colaborativas que facilitan esta labor a los negocios y una de las más potentes que existen es Microsoft SharePoint. Miles de empresas de todo el mundo ya la utilizan y sus más de 23 años de historia confirman que SharePoint es una solución robusta, fiable y, sobre todo, útil tanto para pymes como para grandes corporaciones.
A grandes rasgos, el objetivo de esta herramienta del gigante Microsoft es facilitar la gestión de documentos, la colaboración entre equipos, la automatización de procesos y la creación de intranets corporativas.
Además, debes saber que SharePoint forma parte del ecosistema de Microsoft 365. Esto significa que no es necesario comprar servidores ni instalar y configurar SharePoint en la empresa, sino que es un servicio de suscripción, al igual que otras aplicaciones como pueden ser Dropbox o Google Drive, por ejemplo.
Esto y mucho más es lo que te contamos en este artículo. Hacemos un repaso a fondo sobre Microsoft SharePoint, sus principales usos y cómo te puede ayudar a mejorar tu proyecto.
¿Qué es Microsoft SharePoint?
SharePoint es la plataforma web desarrollada por Microsoft para ayudar a las empresas a almacenar, organizar y compartir información de manera eficiente desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
Si tu equipo entra a SharePoint desde móviles y portátiles, conviene saber qué es Microsoft Intune y cómo controla esos dispositivos.
Desde su lanzamiento en 2001, SharePoint ha evolucionado para convertirse en un componente clave del ecosistema de Microsoft 365, con una integración profunda con aplicaciones de comunicación como Microsoft Teams, Outlook o OneDrive, así como con herramientas de inteligencia de negocios como PowerApps. A lo largo de estos años ha logrado convertirse en una plataforma versátil diseñada para impulsar la productividad, simplificar la administración de documentos y crear entornos digitales eficientes para el trabajo en equipo.
Se utiliza como plataforma CMS donde se puede guardar, gestionar y compartir de forma online todo tipo de contenidos como archivos, imágenes, vídeos, páginas web o listas estructuradas, entre muchos otros.
Esta es una de las grandes ventajas de SharePoint y es que todos los documentos están actualizados en su última versión, facilitando la colaboración a departamentos, empleados y directivos, que pueden acceder a la información en tiempo real y desde cualquier ubicación, independientemente de su ubicación geográfica.
Pero las funcionalidades de SharePoint van mucho más allá de la gestión de documentos y la colaboración. Además, permite crear intranets personalizadas a la medida de cada proyecto que funcionan a modo de centros de información y comunicación para los trabajadores.
Del mismo modo, gracias a la integración con herramientas como Power Automate, las empresas pueden automatizar flujos de trabajo, como aprobaciones o notificaciones, reduciendo con ellos los errores e incrementando la eficiencia operativa.
Antes de continuar avanzando en las funcionalidades de Microsoft SharePoint, debes saber que se ofrece en dos modalidades:
- SharePoint Online: Esta versión basada en la nube está incluida como parte de la suscripción a Microsoft 365. Ofrece todas las capacidades de la plataforma sin la necesidad de invertir en infraestructura tecnológica propia. Es una solución indicada para entornos laborales híbridos o remotos (como el teletrabajo).
- SharePoint Server: Es la versión local de SharePoint que las empresas pueden alojar y gestionar en sus propios servidores. Es una opción común para empresas con estrictos requisitos de seguridad informática, normativas específicas o que prefieren mantener un control total sobre sus equipos.
Principales funcionalidades de Microsoft SharePoint
Como has podido ver, Microsoft SharePoint es una plataforma integral que reúne múltiples funcionalidades para optimizar los procesos internos de un negocio y fomentar su desarrollo. Para comprender el potencial que ofrece la herramienta, es preciso conocer a fondo cada una de estas funcionalidades. Vamos a verlas.
Gestión documental
SharePoint permite almacenar, organizar, compartir y acceder a documentos de manera segura y eficiente. Destaca la capacidad de control de versiones. Significa que cada cambio realizado en un documento queda registrado y cualquier usuario autorizado puede acceder a versiones anteriores, restaurarlas si es preciso y garantizar un historial claro de las modificaciones hechas en cada archivo.
También ofrece flujos de aprobación que automatizan la revisión y aceptación de documentos para asegurarse de que solo las versiones finalizadas y revisadas estén disponibles para su uso.
Otra función interesante son los permisos personalizados. Con SharePoint puedes controlar quién tiene acceso a cada documento, concediendo permisos específicos para leer, editar o compartir información, según las necesidades de seguridad.
Para que te hagas una idea, es similar a la gestión de permisos de Google Drive en herramientas como Sheets o Docs. Y, por supuesto, incluye motor de búsqueda para recuperar rápidamente archivos concretos mediante palabras clave, filtros o metadatos (como la fecha de la última modificación, el título, el autor, el tipo…).
➡️ Ejemplo práctico: Una empresa puede utilizar SharePoint para facilitar que diferentes departamentos trabajen en un documento mientras controlan quién puede aprobar o publicar la versión final.
Colaboración y trabajo en equipo
El entorno de SharePoint, permite a los usuarios compartir archivos, asignar tareas y colaborar en proyectos de forma fácil incluso entre equipos ubicados en diferentes puntos del planeta mediante la creación de espacios compartidos.
Se trata de sitios o bibliotecas donde los usuarios pueden almacenar y trabajar en el mismo documento a la vez y en tiempo real, viendo las modificaciones de otros en directo. Al final queda un registro de los cambios, cuándo y qué acciones específicas se han llevado a cabo en un documento o proyecto.
Otro punto a considerar es la integración de SharePoint con Microsoft Teams (herramienta de comunicación a través de chat o videollamadas). Con ello se consigue crear un entorno colaborativo donde los usuarios pueden compartir documentos y mantener conversaciones de un mismo lugar.
➡️ Ejemplo práctico: Un equipo de marketing distribuye tareas y colabora en una campaña global, editando simultáneamente archivos y presentaciones mientras comparten actualizaciones en Teams.
Intranets y portales corporativos
Recuerda que una intranet es una red privada dentro de una organización a la que solo pueden acceder los usuarios autorizados mediante credenciales de inicio de sesión. A través de una intranet se pueden compartir noticias, anuncios, políticas, boletines, foros o mensajes corporativos, además de proporcionar acceso rápido a recursos, aplicaciones internas, herramientas y bases de datos.
Todo esto facilita la productividad de los empleados, que no tienen que andar buscando la información o las aplicaciones que utilizan en su día a día en varias ubicaciones, sino que todo está centralizado. También fomenta la colaboración y, ante todo, garantiza la comunicación interna entre los equipos y las diferentes áreas de la empresa.
➡️ Ejemplo práctico: Una empresa crea una intranet donde los empleados pueden consultar manuales, actualizar datos personales y estar al día con los próximos eventos del negocio.
Automatización de flujos de trabajo
Sí, como hemos esbozado más arriba, Microsoft SharePoint también está pensado para simplificar la automatización de tareas repetitivas en la empresa mediante su integración con herramientas como Power Automate (anteriormente Flow).
Con esta potente combinación de herramientas puedes configurar procesos para que documentos o solicitudes pasen por diferentes niveles de aprobación de forma automática, así como enviar alertas a los usuarios cuando se requieren acciones (como revisar un documento o completar una tarea).
Imagina la de tiempo que puedes ahorrar con esta tecnología y la de errores humanos que se pueden evitar, con el coste de recursos que esto implica para un negocio.
➡️ Ejemplo práctico: Una empresa del sector financiero automatiza las solicitudes de vacaciones. Los empleados pueden enviarlas mediante SharePoint y las aprobaciones se gestionan automáticamente por los gerentes.
Integración con Microsoft 365
SharePoint se integra de forma nativa con el ecosistema de Microsoft 365, lo que lo convierte en una herramienta aún más imprescindible para entornos colaborativos. Destaca la integración con herramientas como Teams, OneDrive, Outlook y PowerApps.
Así, por ejemplo, los empleados pueden acceder a documentos directamente desde el correo electrónico sin tener que descargar los archivos previamente o pueden crear aplicaciones personalizadas para automatizar procesos específicos o gestionar datos. Y todo ello sin tener que cambiar de plataforma.
Beneficios de Microsoft SharePoint para las empresas
Ya tienes claro qué es Microsoft SharePoint y qué oportunidades te ofrece, pero, ¿en qué beneficios se traduce la adopción de esta herramienta en la empresa? Toma nota.
Mejora de la productividad
Con SharePoint toda la información de la empresa está reunida en un solo lugar accesible para todos desde cualquier ubicación. Esto representa una reducción importante del tiempo que se pierde buscando archivos dispersos en múltiples sistemas o carpetas.
Sin olvidar que la automatización de procesos y la colaboración remota entre compañeros resulta más fluida y ágil. Todo ello repercute en una drástica mejora de la productividad y, por ende, en una mejora de los resultados para el negocio.
Mayor control sobre la información
Gracias a la gestión de permisos y políticas de seguridad, SharePoint garantiza que solo las personas autorizadas accedan a los datos, además de que la información esté protegida y cumpla con normativas de seguridad de datos como el RGPD.
De igual modo, al ser un repositorio único, SharePoint elimina duplicados y garantiza que todos los empleados trabajen con los mismos datos actualizados.
Escalabilidad
SharePoint es una solución flexible. Su configuración se puede personalizar y adaptar a las necesidades de todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño o del sector en el que opere.
Además, permite un crecimiento orgánico a medida que la empresa se expande, ya que la plataforma es capaz de manejar el aumento en la cantidad de usuarios, documentos y funcionalidades sin necesidad de migrar a un sistema diferente.
Automatización de procesos
A través de la automatización de flujos de trabajo de Microsoft SharePoint, empresas como la tuya pueden eliminar un alto porcentaje de tareas repetitivas y manuales. Las tareas administrativas ganan en rapidez y eficiencia, asegurándose de que se cumplen los plazos y se mantiene tanto la trazabilidad como la calidad en cada proceso.
Ahorro de costes
Al integrar múltiples funcionalidades en una única plataforma (gestión documental, intranet, colaboración…), SharePoint elimina la necesidad de invertir en herramientas adicionales.
Igualmente, si se opta por la versión alojada en la nube, las empresas pueden reducir su dependencia de servidores locales que, como probablemente sepas, conllevan costes de mantenimiento informático y soporte técnico.
Otro punto a valorar es el hecho de que los empleados que ya estén familiarizados con Microsoft 365 no van a tener dificultades en trabajar con SharePoint al ser una herramienta bastante intuitiva. Y esto, ¿qué implica? Sencillamente, que la curva de aprendizaje y la inversión en formación será menor que si se adoptase otro tipo de solución tecnológica más compleja de manejar.
3 casos prácticos de uso de Microsoft SharePoint en la empresa
Llega el momento de ver a Microsoft SharePoint en acción porque, si somos sinceros, al final lo que a los negocios nos impulsa a dar el paso hacia una nueva herramienta son los hechos.
Así es cómo tres empresas diferentes pueden recurrir a SharePoint en su día a día para transformar sus dinámicas de negocio.
Caso 1: Empresa de construcción
Una empresa de construcción con múltiples obras en curso enfrenta serios desafíos para gestionar la documentación de proyectos grandes. Entre los problemas destacan:
❌ Desorganización: Los documentos técnicos, planos, contratos y permisos se encuentran dispersos en servidores locales y correos electrónicos.
❌ Colaboración ineficiente: Arquitectos, ingenieros, contratistas y clientes tienen dificultades para acceder a la información actualizada.
❌Control de versiones: Los errores derivados del uso de versiones desactualizadas de planos generan costos adicionales y retrasos.
El negocio decide implementar Microsoft SharePoint para centralizar y estructurar la gestión documental de sus proyectos de construcción. El impacto fue:
✔️ Reducción de errores: Al trabajar con información centralizada y actualizada, los errores relacionados con documentos disminuyen un 30%.
✔️ Ahorro de tiempo: La búsqueda de documentos y comunicación interna es un 40% más rápida.
✔️ Gestión de proyectos mejorada: La empresa ahora tiene un control más efectivo sobre la documentación y los plazos, lo que mejora su relación con clientes y contratistas.
Caso 2: Intranet corporativa
Una organización necesita mejorar la comunicación interna entre sus empleados y el acceso a la información corporativa. Los retos son:
❌ Falta de un canal centralizado: Los empleados dependen de correos electrónicos y carpetas en red dispersas para acceder a políticas, procedimientos y noticias internas.
❌ Desconexión entre departamentos: La comunicación entre equipos es lenta y poco eficiente, dificultando la colaboración.
❌ Falta de interacción: Los empleados no cuentan con un espacio común para interactuar, lo que limitaba el sentido de comunidad.
La organización implementa Microsoft SharePoint para crear una intranet corporativa personalizada que centralice la comunicación y facilite el acceso a la información. El resultado:
✔️ Mejora en la comunicación: La intranet centraliza toda la información, reduciendo un 35% los correos internos y mejorando la claridad de los mensajes.
✔️ Aumento de la eficiencia: Los empleados reportan un ahorro promedio de 20 minutos diarios en la búsqueda de documentos y recursos.
✔️ Fomento del sentido de comunidad: Los foros y las noticias corporativas aumentan el compromiso y la interacción entre los empleados, fortaleciendo la cultura organizacional.
Caso 3: Automatización de procesos de aprobación
Una empresa del sector financiero enfrenta problemas de eficiencia y control en la gestión de aprobaciones internas relacionadas con solicitudes de presupuestos, viajes de trabajo y compras de suministros. Los problemas a solventar:
❌ Aprobaciones manuales: Las solicitudes se envían por correo electrónico y requieren múltiples intercambios para obtener aprobaciones, lo que resulta en retrasos significativos.
❌ Falta de transparencia: Los empleados no pueden rastrear el estado de sus solicitudes y a menudo tienen que realizar seguimientos repetidos.
❌ Errores humanos: La duplicación de documentos y la falta de un sistema centralizado genera confusión y pérdida de datos.
La empresa adopta una solución de automatización utilizando Microsoft SharePoint como repositorio central de datos y Power Automate para gestionar los flujos de trabajo de aprobación. Esta solución consigue:
✔️ Reducción de tiempos: Los tiempos de aprobación disminuyen de una media de 5 días hábiles a menos de 24 horas.
✔️ Mejor control: La empresa elimina los errores por pérdida de solicitudes o duplicación de información.
✔️ Ahorro de recursos: El equipo administrativo puede dedicar menos tiempo a tareas manuales y más a actividades estratégicas.
✔️ Cumplimiento normativo: La capacidad de auditar los procesos permite cumplir con regulaciones específicas del sector financiero.
Microsoft SharePoint: el aliado estratégico de tu negocio
Como has podido comprobar, Microsoft SharePoint es más que una herramienta de gestión documental. Esta plataforma se puede convertir en un verdadero socio estratégico para tu proyecto ayudándote a mejorar no solo la productividad de los empleados, sino la seguridad de la información y la colaboración del equipo humano.
Estamos ante una solución flexible, escalable y esencial para cualquier empresa que busque mejorar la eficiencia de sus procesos internos. Tanto si diriges una pequeña empresa como una gran corporación, SharePoint puede ser la pieza clave para continuar mejorando y creciendo en un mercado altamente competitivo y 100% digitalizado.
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