Microsoft Office 365 para empresas

Microsoft Office 365 para empresas: una solución ofimática al alcance de todos

Las empresas que no se adapten a los nuevos modelos de mercado dominados por la globalidad y la digitalización están condenadas a morir.

Es innegable que las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) han revolucionado la eficiencia, la productividad y la competitividad de los negocios hoy en día.

Tú mismo como emprendedor y empresario eres consciente de esta realidad. Necesitas encontrar la manera de optimizar tus procesos de trabajo al máximo. Por ese motivo estás buscando un software adaptado a las necesidades de tu proyecto. Microsoft Office 365 para empresas puede ser tu solución.

En este post te contamos en qué consiste y cómo implementar Office 365 en tu negocio, el servicio de ofimática en la nube de uno de los grandes gigantes tecnológicos a nivel mundial. ¡Empezamos!

¿Qué es Microsoft Office 365 para empresas?

Estamos seguros de que Microsoft Office no es algo nuevo para ti. Desde su lanzamiento a finales de 1990 esta solución de Microsoft ha estado presente en millones de hogares de todo el mundo. Sus aplicaciones más populares son Word, Excel o PowerPoint. Te suenan ¿verdad?

Sin embargo, la multinacional estadounidense ante la incipiente digitalización empresarial decidió lanzar al mercado en junio de 2011 un nuevo producto de software: Microsoft Office 365.

Microsoft Office 365 para empresas es una solución de ofimática en la nube pensada para emprendedores, pymes y grandes corporaciones. El servicio incluye todas las herramientas necesarias para que las empresas se comuniquen y sus equipos trabajen de forma conjunta desde cualquier punto del planeta como si estuvieran sentados en la misma oficina.

Entre las aplicaciones de Office 365 para empresas destacan Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook (correo electrónico), Publisher o OneDrive. Respecto a esta última cabe recalcar que te permite sincronizar y compartir archivos o carpetas con otros usuarios, así como almacenar hasta 1 TB de información.

A diferencia del paquete tradicional de Office, 365 se puede adquirir por una suscripción mensual con compromiso anual. Todos los usuarios reciben las actualizaciones de forma automática y sincrónica evitando inconvenientes con licencias, incompatibilidades o parches.

Al mismo tiempo, el software ofrece un conjunto de servicios en línea como correo electrónico empresarial, o almacenamiento y uso compartido en la nube.

Lo cierto es que Microsoft Office 365 se ha convertido una de las soluciones cloud empresarial más populares hoy en día. Sus más de 155 millones de usuarios lo confirman.

Como adelanto te diremos que entre sus beneficios están la capacidad para impulsar la productividad, la facilidad de comunicación y la mejora del rendimiento empresarial a un precio realmente asequible.

Los planes de Office 365 son por usuario al mes, aunque se facturan anualmente. Entre las tarifas disponibles están:

Empresa Essentials: La versión más barata de Office 365. Lo más destacable es que no permite el acceso a las herramientas sin conexión ya que el plan no incluye las versiones de escritorio. Su coste es de 4,20 € por usuario al mes.

Microsoft Office 365 Empresa: Este plan, ideal para pymes, incluye todas las aplicaciones de Office y OneDrive pero no otros servicios como Skype Empresarial o SharePoint. Además, con esta suscripción no se incluye correo electrónico comercial, es decir, que no podrás tener una dirección de e-mail personalizada.

Es una buena opción para pequeñas empresas que quieren acceder de forma fácil a las aplicaciones de Office y al almacenamiento y uso compartido en la nube, pero no desean cambiar su correo electrónico a los servidores de Microsoft. Lo puedes obtener por 8,80 € por usuario al mes.

Empresa Premium: Este es el plan superior de la solución ofimática de Microsoft. Incluye todo lo que ofrecen los planes inferiores y se añaden otras funcionalidades como Microsoft Booking o Microsoft Planner dedicadas a la gestión y a la planificación de citas y reuniones.

Nuestro consejo es que, a no ser que tu negocio requiera utilizar todas estas aplicaciones adicionales, recurras a otro nivel de servicio más sencillo. La suscripción asciende a 10,50 € por usuario al mes.

5 ventajas de usar Office 365 para las empresas

Las herramientas como Microsoft Office 365 han permitido democratizar las oportunidades de crecimiento de las empresas independientemente de su tamaño. Si todavía no tienes claro qué puede hacer este servicio por tu empresa, echa un vistazo a esta selección de 5 beneficios de Office 365.

#1 Ahorro en software y equipos informáticos

Office 365 elimina los costes iniciales que un nuevo software puede suponer para la empresa gracias al servicio basado en la suscripción anual. Además, el gasto se puede escalar fácilmente ya que el plan se puede ir personalizando de acuerdo a las necesidades de cada momento.

Las soluciones cloud computing suponen un importante ahorro económico para la empresa dado que no es necesario adquirir ni mantener equipos informáticos o servidores. El gasto energético se reduce y el espacio físico disponible en la oficina se amplía.

#2 Facilita el trabajo colaborativo y la comunicación interna

La gestión y el trabajo de equipos o departamentos resultan mucho más sencillos, rápidos y efectivos si todos los miembros pueden trabajar de forma conjunta en un mismo documento (informe, hoja de cálculo, presentación,…) desde cualquier lugar y desde diferentes dispositivos. Esto evita generar diferentes copias o versiones.

Microsoft Office 365 está pensado para ello. Incluso es posible crear calendarios compartidos, iniciar reuniones online o compartir chats en directo.

#3 Incorpora funciones de seguridad avanzadas

Es frecuente pensar que la nube no es segura. Sin embargo, este pensamiento es erróneo. El cloud computing no es necesariamente menos seguro que un sistema de almacenamiento en tus instalaciones. La seguridad vendrá marcada por el uso que des al sistema y la seguridad que implementes.

Microsoft Office 365 para empresas incorpora avanzas medidas de seguridad contra amenazas externas. También otorga a los administradores controles sobre los accesos internos.

Una de las funcionalidades de seguridad más destacadas es la que permite borrar de forma remota los datos y correos electrónicos de Office 365 de un dispositivo en caso de pérdida o robo. Además, tus datos corporativos siempre permanecen a salvo en la nube alejados de esos tediosos fallos en la infraestructura del hardware.

#4 Facilita la movilidad

Microsoft Office 365 facilita la movilidad empresarial y el trabajo remoto, algo que están demandando cada vez más empresas ante la implantación del teletrabajo.

La accesibilidad a Office 365 está garantizada desde cualquier ubicación en la que te encuentres tanto tú como tus empleados en caso de pymes, y desde cualquier dispositivo electrónico (incluyendo iOS y Android) con conexión a Internet.

#5 Mejora la productividad

El uso de Office 365 ha demostrado un impacto positivo en miles de empresas. El software ofrece gran cantidad de herramientas de un enorme valor tanto para emprendedores como para pymes.

El rendimiento empresarial, la comunicación y los procesos de trabajo se optimizan, y con ellos la productividad. Con esta solución podrás ver cómo los tiempos de inactividad se reducen. Todo está en la nube y accesible para el trabajo en todo momento.

Office 365 para empresas: ¿Cómo se usa?

Microsoft Office 365 es realmente sencillo de utilizar, quizá por eso son cada vez más los emprendedores y empresas que recurren a él. Una vez que lo tengas instalado es muy intuitivo de manejar al igual que otras aplicaciones de la firma como Word o Excel.

En realidad, la curva de aprendizaje es rápida puesto que la mayoría de empresarios y empleados ya están familiarizados con las aplicaciones de Office y, por tanto, saben cómo trabajan los menús y las características de los programas.

La propia compañía Microsoft ofrece interesantes recursos para comenzar a usar Office 365 empresas desde su propia web de centro de aprendizaje.

¿Cómo descargar e instalar Microsoft Office 365 para empresas?

Para poder descargar Microsoft Office 365 empresas debes iniciar sesión en la página de Microsoft en caso de que estés registrado o bien crear tu cuenta cumplimentando los datos solicitados (nombre de empresa, país, usuario, dominio,…).

Una vez iniciada la sesión en Microsoft podrás adquirir el plan de empresa de Office 365 que te interese. Para facilitar el proceso de instalación puedes recurrir al asistente de configuración de la plataforma desde el centro de administración y seguir los pasos que te marca.

En primera instancia, el asistente te pedirá que agregues el dominio de tu empresa y lo verifiques. A continuación, deberás incluir a aquellos usuarios a quienes desees asignar una de las licencias de Office 365 Empresa indicando nombre, apellido y nombre de usuario personalizado.

Una vez creadas las cuentas, todos los usuarios que haya registrado ya podrán instalar la versión de escritorio en un máximo de 5 equipos (que estarán totalmente sincronizados de forma automática) en caso de haber escogido el plan Office 365 Empresa.

Para instalar Office 365 en PC o MAC, debes ir al centro de administración y a continuación acceder a configuración donde verás la opción de comenzar a instalar las aplicaciones de Office 365. De forma automática se iniciará el proceso que puede tardar varios minutos.

Si deseas adquirir el paquete de Office 365 para empresas puedes hacerlo directamente desde el sitio web de Microsoft o bien a través de Sale Systems, somos partners de Microsoft. Desde Sale Systems te recomendamos la segunda opción.

De esta manera ahorrarás tiempo y evitarás problemas en los procesos de instalación y configuración de Office 365 en tu empresa. Sabemos que llevar adelante un proyecto de negocio no es sencillo y tú necesitas concentrar toda tu atención en otras tareas urgentes del día a día. Además, podemos ayudarte en todo el proceso de migración de office y correo a la nueva versión

Del mismo modo, un partner oficial te puede orientar sobre el plan que más te conviene de acuerdo a las necesidades y el entorno de tu proyecto.

Si tu objetivo como empresario es asegurar una larga vida a tu negocio necesitas implementar un buen software como Microsoft Office 365.