Ventajas de los escritorios virtuales para las empresas

Por Pablo Horcajuelo · Cofundador de Sale SystemsCofundador

Son las ocho y media de la mañana y a una de tus empleadas se le ha quedado el portátil sin arrancar. Dentro estaban los presupuestos del trimestre, el correo y media docena de programas que tardaste una tarde entera en instalar. En una oficina montada a la vieja usanza, eso son varios días de trabajo perdidos y una llamada urgente al informático. Con un escritorio virtual, esa misma empleada coge cualquier otro equipo, escribe su usuario y en dos minutos tiene delante su escritorio de siempre, con sus archivos y sus aplicaciones intactos. El puesto de trabajo deja de vivir dentro de un aparato concreto y pasa a estar en un servidor, disponible desde donde haga falta.

Qué es un escritorio virtual

Empecemos por la respuesta directa. Un escritorio virtual es tu puesto de trabajo de siempre —el sistema operativo, los programas, los documentos y las configuraciones— pero funcionando dentro de un servidor en lugar de dentro del ordenador que tienes en la mesa. Tú lo ves y lo usas igual que un escritorio normal; la diferencia es que todo lo que ocurre no pasa en tu equipo, sino en una máquina centralizada a la que te conectas.

El dispositivo que tienes delante —un portátil, un PC antiguo, una tablet— se limita a mostrar la imagen de ese escritorio y a enviar lo que escribes con el teclado y mueves con el ratón. El trabajo pesado, la potencia de cálculo y el almacenamiento, están al otro lado de la conexión. Por eso da igual que el aparato sea nuevo o modesto: quien manda es el servidor.

A este modelo, cuando la infraestructura la monta la propia empresa, el sector lo llama VDI, siglas en inglés de «infraestructura de escritorio virtual». No te asustes con el término: significa exactamente lo que acabamos de describir, un conjunto de escritorios que se ejecutan en un servidor central y se reparten entre los empleados. Cada persona entra con su usuario y encuentra su entorno, aislado del de los demás.

Dicho de otro modo, un escritorio virtual separa dos cosas que hasta ahora iban pegadas: el puesto de trabajo y el aparato físico. Rompes un ordenador y no pierdes nada; cambias de sitio y tu escritorio te sigue. Esa es la idea sobre la que se apoya todo lo demás.

Cómo funciona un escritorio virtual paso a paso

Detrás de esa comodidad hay un montaje que conviene entender, aunque sea por encima, para saber qué estás contratando. Lo vemos por fases, sin tecnicismos.

• Un servidor aloja los escritorios. En una máquina potente —en la propia oficina o en un centro de datos en la nube— se crean tantos escritorios como empleados. Cada uno con su sistema operativo, sus programas y sus permisos. Esa máquina es la que hace el trabajo pesado.
• El empleado se conecta con su usuario. Desde cualquier dispositivo, la persona abre una pequeña aplicación o una página web, escribe sus credenciales y entra en su escritorio. Lo que ve es idéntico a lo que vería en un ordenador de toda la vida.
• El dispositivo solo muestra la imagen. El equipo local no ejecuta los programas ni guarda los archivos: recibe la pantalla del servidor y le devuelve las pulsaciones de teclado y los clics. Por eso funciona igual de bien en un portátil de gama alta que en uno con siete años.
• Los datos nunca salen del centro. Los documentos, el correo y las aplicaciones se quedan en el servidor. En el aparato del empleado no queda copia, lo que tiene consecuencias directas para la seguridad, como veremos.
• El administrador gestiona todo desde un punto. Instalar un programa, aplicar una actualización o dar de alta a una persona nueva se hace una vez, en el servidor, y afecta a quien corresponda. Se acabó ir equipo por equipo.

Piénsalo como la televisión en directo. En tu casa no está el plató ni las cámaras ni los focos: todo eso ocurre en un estudio, y por el cable te llega solo la imagen. Tú la ves en una pantalla grande o en el móvil, y el resultado es el mismo programa. El escritorio virtual funciona igual: el «estudio» es el servidor y tu dispositivo es la pantalla. Esta forma de trabajar es una aplicación concreta de la virtualización, la tecnología que permite que un solo servidor haga el papel de muchos ordenadores a la vez.

Escritorio virtual, escritorio remoto y escritorio en la nube: no son lo mismo

Aquí es donde mucha gente se lía, y con razón, porque los tres términos se usan a menudo como si fueran sinónimos. No lo son, y saber distinguirlos te evita contratar una cosa creyendo que compras otra.

Escritorio remoto

Es la opción más sencilla y la más antigua. Consiste en conectarse a distancia a un ordenador concreto que sigue existiendo físicamente —normalmente, el PC del propio empleado en la oficina— para manejarlo como si estuvieras sentado delante. Resuelve el teletrabajo puntual, pero depende de que ese equipo esté encendido y no reparte carga entre varios usuarios. Es acceso a una máquina, no un puesto de trabajo independiente. Cuando lo que necesitas es entrar de vez en cuando a tu equipo de siempre, un servicio de soporte remoto cubre esa función sin montar nada complejo.

Escritorio virtual (VDI)

Da un paso más. No te conectas a un ordenador físico, sino a un escritorio que vive dentro de un servidor y que se crea para ti. Un mismo servidor sostiene decenas de escritorios a la vez, cada uno independiente. Es el modelo pensado para dar a toda una plantilla un puesto de trabajo estable, gestionado de forma central. Cuando alguien habla de un escritorio virtual para empresas, casi siempre se refiere a esto.

Escritorio en la nube (DaaS)

Es un escritorio virtual, pero en lugar de montar tú los servidores, los alquilas a un proveedor que se encarga de todo. Pagas una cuota por usuario y te olvidas del hardware. Servicios como un servidor en la nube para empresas siguen esta lógica: la potencia está fuera y tú solo consumes lo que necesitas. Es la vía más rápida de arrancar sin una inversión inicial grande.

La forma corta de recordarlo: el escritorio remoto te lleva a un ordenador que ya existe; el escritorio virtual te crea uno nuevo dentro de tu servidor; y el escritorio en la nube es ese mismo escritorio virtual, pero alquilado. Los tres buscan lo mismo —trabajar sin depender del aparato de la mesa— y cambian en quién pone y mantiene la máquina.

Ventajas del escritorio virtual para tu empresa

La teoría se entiende mejor con lo que aporta en el día a día. Estas son las ventajas concretas de dar a tu plantilla un escritorio virtual en lugar de un ordenador cerrado por persona:

• Teletrabajo sin montajes. Cada empleado entra en su puesto desde casa, desde la oficina o desde un cliente, y encuentra exactamente lo mismo. No hay que copiar archivos ni instalar programas en el equipo de casa: el escritorio le sigue a donde vaya.
• Seguridad centralizada. Los datos no salen del servidor, así que un portátil perdido o robado no se lleva ni un documento con él. Las copias de seguridad, los permisos y las actualizaciones se controlan desde un único sitio, no dispositivo por dispositivo.
• Alargas la vida de los equipos. Como el trabajo pesado lo hace el servidor, un ordenador antiguo o una tablet económica sirven perfectamente. Pospones la compra de equipos nuevos y aprovechas los que ya tienes.
• Altas y bajas en minutos. Cuando entra alguien nuevo, se le crea el escritorio y en un rato está trabajando. Cuando alguien se va, se le retira el acceso al instante, sin riesgo de que quede información suya en un equipo.
• Continuidad ante imprevistos. Si un equipo falla, el empleado se pasa a otro cualquiera y sigue. El puesto de trabajo no está atado a una máquina concreta, así que una avería deja de ser una urgencia.
• Coste más previsible. En el modelo en la nube pagas una cuota por usuario y ajustas el número de escritorios según crezca o baje la plantilla. Sabes lo que gastas cada mes, sin sorpresas de hardware.

Para una responsable administrativa como Marta, la ventaja se nota en las incidencias que dejan de existir: menos «no me arranca el ordenador», menos programas que reinstalar, menos horas perdidas. Para un gerente como Juan, el argumento es otro: la información de la empresa deja de estar repartida en portátiles que van y vienen, y pasa a estar centralizada, respaldada y bajo control. Dejas de proteger diez aparatos para proteger un solo servidor bien vigilado.

Un ejemplo concreto lo aclara. Una asesoría con seis empleados renueva medio parque de ordenadores cada dos o tres años y pierde un día entero cada vez que uno falla, entre reinstalar programas y recuperar archivos. Con los puestos en un servidor central, esa misma asesoría trabaja con equipos más sencillos que apenas se estropean, resuelve una avería cambiando de silla y aplica una actualización a los seis puestos en una sola tarde. El ahorro no está en una factura llamativa, sino en las horas que dejan de irse en tareas que antes había que repetir persona por persona.

Cuándo conviene un escritorio virtual (y cuándo no)

Sería deshonesto vender el escritorio virtual como la solución perfecta para cualquier empresa. No lo es, y conviene decirlo antes de que te embarques en un cambio que quizá no necesitas.

Encaja especialmente bien cuando tienes equipos que trabajan desde varios sitios, plantillas que cambian de tamaño a lo largo del año, o datos sensibles que no quieres que anden sueltos en portátiles. También cuando arrastras un parque de ordenadores viejos y quieres exprimirlos un poco más antes de renovarlos. En esos casos, el modelo paga con creces lo que cuesta montarlo.

Ahora los peros, que los tiene. El escritorio virtual depende por completo de la conexión a internet: si tu oficina tiene una línea inestable o trabajas en sitios con mala cobertura, la experiencia se resiente y el empleado nota tirones. Tampoco es la mejor opción para tareas que exigen mucha potencia gráfica en local, como edición de vídeo pesada o diseño 3D, salvo que montes escritorios preparados para ello, y eso encarece la cuenta. Y hay un coste que a veces se olvida: alguien tiene que administrar el servidor y vigilarlo, porque si esa máquina central cae, caen todos los puestos a la vez. La concentración que da tantas ventajas es también un único punto que hay que cuidar.

Por eso la pregunta correcta no es «¿es bueno el escritorio virtual?», sino «¿encaja en mi empresa, con mi conexión, mi plantilla y mi forma de trabajar?». Esa respuesta no sale de un artículo, sale de mirar tu caso concreto. Si quieres darle una vuelta con criterio, en nuestra página de virtualización para empresas explicamos cómo lo planteamos y en qué situaciones lo recomendamos.