La carrera por implantar la IA en los procesos de trabajo está en marcha y ningún gigante tecnológico está dispuesto a quedarse atrás. Es el caso de Microsoft y Copilot, la inteligencia artificial desarrollada por la multinacional estadounidense con la finalidad de cambiar la forma en la que las personas trabajan e interactúan con la tecnología y la informática.
Sin duda, un objetivo ambicioso. ¿Lo conseguirá? Tan solo el tiempo nos dará una respuesta. Entre tanto, puedes descubrir qué es exactamente Copilot, cómo funciona y qué funciones ofrece para una empresa como la tuya.
Te lo contamos en este artículo.
¿Qué es Copilot de Microsoft?
Copilot es una herramienta de inteligencia artificial integrada en Microsoft 365 y diseñada para potenciar la productividad de los usuarios en el empleo de sus aplicaciones. Esta tecnología se puede utilizar en toda la suite Office de Microsoft como Word, Excel, OneNote, PowerPoint o Teams, entre otras.
El objetivo de Copilot es cambiar la forma en la que las personas trabajan implementando el uso de la IA para completar una amplia variedad de procesos como crear documentos, elaborar presentaciones o resumir e-mails que, de otro modo, conllevarían más tiempo.
En otras palabras, Copilot ayuda a los usuarios a aumentar su productividad y emplear su tiempo de forma más eficiente.
Si trabajabas con Microsoft Office entre finales de los 90 e inicios de los 2000, seguro que recuerdas a Clippy, el popular y simpático ayudante animado concebido para ayudarte a ejecutar diferentes tareas ¿cierto?
Pues, a grandes rasgos, se podría decir que Copilot es la evolución acelerada de ese incipiente asistente virtual potenciado con IA de última generación.
¿Cómo funciona Copilot?
Copilot funciona combinando un modelo de lenguaje natural (LLM) conocido como GPT-4, con los softwares de Microsoft y sus contenidos (documentos, contactos, chats, calendario, e-mails…). Aprovecha la tecnología de Chat GPT (que analiza, comprende y genera texto legible por humanos) y los datos de Microsoft Graph.
Si no estás familiarizado con este concepto, Microsoft Graph es la plataforma de desarrollo API (interfaz de programación de aplicaciones) que conecta diferentes servicios y dispositivos en la nube, es decir, permite a los usuarios colaborar y compartir datos.
A diferencia de otros LLM que recurren a datos genéricos de Internet, Copilot utiliza sus propios datos recuperados a través de Microsoft Graph para que los resultados resulten relevantes para el usuario.
Por ejemplo, si le pides a Copilot que redacte un mail para tu equipo de trabajo actualizando el estado de un proyecto concreto, la herramienta consultará la información de tus correos electrónicos, chats y documentos anteriores almacenados para crear un mensaje coherente incluyendo la información más importante.
El funcionamiento de Copilot es sencillo. Cuando un usuario lanza una pregunta al chatbot de Copilot mientras trabaja con una aplicación —por ejemplo, Word—, este envía los datos a Microsoft Graph, que analiza y da sentido a la consulta.
Posteriormente, los datos se envían al modelo de lenguaje Chat GPT que genera una respuesta y la envía de vuelta a Microsoft Graph para realizar las comprobaciones oportunas y conseguir así que sea lo más personalizada. Por último, Copilot muestra la respuesta al usuario dentro de la aplicación.
¿Cómo se utiliza Copilot?
Sobra decir que necesitas una suscripción a Microsoft 365 para acceder a Copilot. Como hemos visto, esta nueva herramienta de IA está integrada con las aplicaciones de Microsoft 365, lo que significa que los usuarios pueden comenzar a emplearla de inmediato sin tener que descargarla por separado.
Para usar Microsoft 365 Copilot, simplemente debes activar el asistente dentro de cualquiera de las aplicaciones integradas de Office. Basta con buscar el icono de Copilot en el menú del software de Microsoft con el que trabajas y seleccionarlo.
Una vez que el asistente esté activo, el chatbot aparece como una barra lateral en la aplicación. Funciona a modo de chatbot, muy similar al de Bing o Chat GPT.
Para interactuar con él, tan solo necesitas introducir un mensaje y Copilot generará de forma automática una respuesta de acuerdo a la orden dada en lenguaje natural.
El secreto para exprimir al máximo el rendimiento de la IA de Copilot son las indicaciones que le das a la herramienta y la experiencia que aportas.
Es importante introducir instrucciones claras, precisas y directas para guiar los resultados que arroja la IA. Sin indicaciones debidamente pautadas, incluso la IA más poderosa sería incapaz de proporcionar los resultados esperados.
Debes saber que esta herramienta no es infalible y puede cometer fallos. Por tanto, siempre debes revisar el trabajo que te entregue.
Recuerda que tu juicio personal y tu experiencia profesional son el tamiz para asegurar un buen trabajo. Al fin y al cabo, es lo que nos hace humanos.
Copilot y el resto de tecnologías de inteligencia artificial están ahí para ayudarnos a ser más ágiles y eficientes, pero nunca podrán sustituirnos. Como el propio término indica, la nueva herramienta de Microsoft es un copiloto que te ayuda en tus funciones, pero en todo momento tú sigues siendo el piloto, es decir, quien controla.
¿Qué funciones ofrece Copilot para las empresas?
En palabras de Microsoft, Copilot puede ayudarte a dar rienda suelta a tu creatividad, desbloquear la productividad y mejorar tus habilidades. ¿Hasta qué punto es cierta la propuesta de Microsoft?
Lo vemos con varios ejemplos de cómo Copilot puede transformar tu trabajo y el de tus empleados en la empresa.
Funciones de Copilot en Microsoft Word
¿Hay algo más aterrador que una hoja en blanco frente a ti cuando has de redactar la presentación de un producto o el e-mail a un superior? Copilot te ayuda con ello creando borradores de documentos.
Además, gracias a su integración con Microsoft Graph, puede incluir contenido en documentos colaborativos, facilitando el trabajo en equipo dentro de la empresa.
Por otro lado, Copilot a través de Word también te ayuda a resumir textos, reescribir secciones concretas o adecuar el tono de la escritura de acuerdo con tus necesidades para que suene informal, condescendiente, profesional o irónico, entre otros.
En definitiva, la herramienta de IA de Microsoft sí contribuye a impulsar el proceso creativo y ahorrarte horas de investigación, redacción y edición.
Funciones de Copilot en Microsoft Excel
Excel es un programa muy completo, pero requiere de una curva de aprendizaje media para poder sacar el máximo provecho a todas las funcionalidades que ofrece.
Si trabajas con Excel, sabrás que uno de los mayores escollos es saber cómo activar fórmulas y atajos para obtener los cálculos que necesitas.
Con Copilot el análisis y la exploración de datos resulta muchísimo más sencilla, ya que tan solo tienes que preguntar al asistente sobre el conjunto de datos que introduces y él te dará respuestas concretas, correlaciones e hipótesis.
Y todo ello empleando lenguaje natural, sin necesidad de aplicar fórmulas complejas.
Funciones de Copilot en Microsoft PowerPoint
Elaborar una presentación utilizando PowerPoint puede convertirse en un proceso largo y tedioso. Si tu fuerte no son las creatividades ni los resúmenes, Copilot puede convertirse en tu mejor aliado.
Este asistente de IA es capaz de transformar documentos escritos en atractivas presentaciones, incluso incluir notas y fuentes para reforzar tu exposición.
También te permite generar de forma automática un borrador de una presentación en diapositivas a partir de la información de otro archivo como un PDF o documento Word.
Asimismo, gracias a Copilot podrás ajustar el diseño, formatear el texto y sincronizar las animaciones de forma fácil gracias a las indicaciones en lenguaje natural.
Funciones de Copilot en Microsoft Outlook
Si sumásemos la cantidad de horas que dedicamos a gestionar nuestro e-mail nos sorprenderíamos. El uso del asistente de Microsoft te permite ser más eficiente y productivo a la hora de consultar, responder y organizar tu bandeja de entrada de varias maneras.
Por un lado, es capaz de resumir largas cadenas de correos electrónicos en las que están implicados varios remitentes para comprender rápidamente qué ha dicho cada persona y qué cuestiones han quedado sin resolver.
Por otro lado, Copilot puede escribir por ti borradores de e-mails basándose en información de otros documentos o responder rápidamente correos electrónicos rutinarios.
Funciones de Copilot en Microsoft Teams
Microsoft Teams facilita el trabajo en equipo dentro de tu empresa, pero con Copilot sus funcionalidades alcanzan un nivel superior.
La herramienta te ayuda con tareas cotidianas como crear agendas de reuniones basadas en el historial de chat, identificar a las personas adecuadas para llevar a cabo un seguimiento de proyecto o programar reuniones de control.
Pero el potencial de Copilot en Microsoft Teams no termina aquí. El asistente puede generar una lista de posibles puntos a tratar en las reuniones e incluso escribir resúmenes de cada encuentro para aquellas personas que no pudieron asistir o que, simplemente, quieren tener a mano los principales temas que se han abordado.
Copilot, un aliado para tu negocio
Ahora que hemos visto algunas de las capacidades que Copilot de Microsoft ofrece —que no son las únicas, ni mucho menos—, no podemos negar que puede convertirse en una herramienta muy potente para aumentar el rendimiento y la productividad de una empresa.
Al igual que otras tecnologías de automatización, consigue liberar a los empleados de tareas monótonas y repetitivas para centrarse en aquellas que requieren mayor creatividad. Y el hecho de que Copilot se puede utilizar a través del lenguaje natural facilita enormemente la comunicación con la herramienta.
En definitiva, gracias a al asistente de IA de Microsoft las labores se realizan más rápido y con un mayor grado de éxito, algo que se traduce en un incremento de la satisfacción entre los trabajadores y, por ende, en el sentir general de la organización.
Sin duda, Copilot es un salto hacia adelante de Microsoft que va a cambiar radicalmente la forma en la que manejamos los productos de la compañía combinando el poder de la IA con sus datos y aplicaciones.
Actualmente, Copilot se encuentra en versión preliminar limitada, se irá implementando de forma gradual durante los próximos meses y estamos convencidos de que va a dar mucho que hablar.
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