6 consejos para elegir tu empresa de servicios informáticos
El 72% de los profesionales y las pymes señalan que necesitan apoyo externo para desarrollar su proceso de digitalización, según informa el Observatorio Digital. Este tipo de proyectos no suelen contar con un departamento de informática interno. Por este motivo, optan por contratar a una empresa de servicios informáticos externa que se ocupe de la puesta en marcha y del mantenimiento de la infraestructura tecnológica del negocio.
Esta elección implica múltiples ventajas como la experiencia acumulada y la relación eficiencia coste, dado que la contratación resulta más económica en la mayoría de los casos que la prestación de este servicio por un técnico interno en la compañía que se encargue de esta función.
A la hora de elegir la empresa de servicios informáticos, son muchas las dudas que asaltan a los negocios y es que delegar una función crítica para tu negocio como es la tecnología en manos de un tercero es una gran responsabilidad.
La realidad es que, a pesar de que la oferta es amplia, no todas las empresas informáticas cuentan con la garantía en su desempeño. La especialización, la experiencia o la reputación para llevar a cabo de forma correcta los servicios contratados son aspectos clave a tener en cuenta antes de tomar una decisión.
Si estás buscando un proveedor de servicios informáticos, necesitas confiar en él para obtener buenos resultados. Con el objetivo de ayudarte a tomar la mejor decisión posible, en este artículo te damos 6 consejos que debes tener en cuenta antes de elegir la empresa de servicios informáticos adecuada.
Cómo elegir empresa de servicios informáticos y no equivocarte
#1 Investiga qué servicios informáticos ofrecen y si se adaptan a las necesidades de tu empresa
Es importante comprender qué tipo de servicios informáticos necesita tu organización antes de embarcarte en contratar a una empresa y siempre considera la escalabilidad de esos servicios. Quizá en el futuro quieras expandirte y necesites que esa empresa cubra otro tipo de funcionalidades.
Piensa que las necesidades informáticas de cada empresa varían de acuerdo a factores como el tamaño del negocio, el tipo de infraestructura que utiliza o su presupuesto, entre otros. Pero, ¿Cuáles son los principales servicios informáticos que ofrecen este tipo de empresas tecnológicas? Vamos a repasarlos.
- Mantenimiento informático que garantiza el óptimo funcionamiento de los equipos tecnológicos de la empresa. Incluye desde el inventario del parque tecnológico del negocio hasta la monitorización diaria de errores en equipos, redes y servidores.
- Consultoría informática que asesora sobre las características de los dispositivos y la tecnología de la empresa.
- Soporte informático para solventar todos los problemas y dudas que surjan en relación a los sistemas informáticos de la organización.
- Instalaciones y configuraciones (red, servidores…).
- Tecnología en la nube para aumentar la productividad de la empresa o fomentar el teletrabajo.
- Seguridad informática que audite las posibles vulnerabilidades de los sistemas informáticos y despliegue las medidas oportunas para garantizar la protección de toda la infraestructura.
- Renting tecnológico para mantener el hardware o equipos informáticos del negocio al día y mejorar en eficiencia.
No todas las empresas informáticas poseen experiencia en cada una de estas áreas. Por tanto, debes asegurarte de escoger una compañía que esté especializada en los servicios informáticos que necesitas contratar.
#2 Considera la experiencia de la empresa de servicios informáticos
Cada día aparecen nuevos consultores y nuevas empresas de servicios informáticos. Como te imaginarás, no todas brindan el mismo nivel de prestaciones.
Cuando se trata de administrar la infraestructura tecnológica de tu empresa y mantener la seguridad de tus equipos informáticos y de tus valiosos datos , no puedes confiar en que cualquiera vaya a hacer bien el trabajo. Debes asegurarte de contratar a un proveedor de servicios informáticos con experiencia demostrada y que, además, apueste por una formación técnica constante que le permita estar actualizado en el sector.
Para establecer qué empresas tienen suficiente experiencia para desempeñar sus funciones con soltura y eficacia, no solo debes fijarte en los años de andadura de la organización, sino que debes ir un paso más a allá recurriendo a testimonios de clientes actuales y pasados.
Conocer el nivel de satisfacción de otros clientes con el servicio desempeñado por parte de la empresa informática que estás pensando en contratar te ayudará a evaluarla mejor. También puedes solicitar al proveedor que te presente casos de éxito para valorarlos y tomar una decisión.
Por último, asegúrate de que la experiencia que tienen estas empresas esté relacionada con tu industria y que estén familiarizados con los sistemas operativos y el software (aplicaciones, CRM empresarial…) que utiliza tu negocio.
#3 Tiempos de respuesta garantizados
La inmediatez en la atención que te brinda una empresa de servicios informáticos es vital porque puede ahorrarte mucho dinero. Imagínate que tu servidor web se cae o los equipos dejan de funcionar. Esto implicaría tener a parte del personal parado con el gasto que supone.
Por ello, presta especial atención al servicio de soporte que ofrecen. Necesitas una empresa de servicio informático que sea fácil de localizar y pueda ayudar de inmediato. Cualquier empresa puede decir que es rápida, pero ¿puede demostrarlo? Debe poder respaldar sus afirmaciones con hechos y números en tiempo real.
Por este motivo, antes de la contratación, asegúrate de obtener detalles sobre su tiempo medio de respuesta y sobre la metodología que siguen para ofrecer el soporte. El tiempo de respuesta exacto puede depender del nivel de soporte por el que estés dispuesto a pagar.
También es importante diferenciar entre tiempos de respuesta y de resolución. Si la empresa tan solo indica una hora, pídele que aclare si esto implica que te responderán en una hora o que resolverán tu problema en una hora. Por último, asegúrate de cómo te ofrece el soporte: telefónico, remoto, presencial…
Créenos, cuando hablamos de urgencias tecnológicas, el servicio de soporte marca la diferencia entre una empresa de servicios informáticos mediocre y una excelente.
#4 Revisa el contrato
Verifica que el contrato que firmes con la empresa de servicios informáticos ofrece un trato beneficioso para ambas partes: cliente y proveedor. Debe ser una relación win-win.
Por un lado, las tarifas y las formas de pago deben quedar claras desde el comienzo de la colaboración.
Del mismo modo, debes revisar a fondo condiciones o cláusulas que puedan deparar sorpresas para tu negocio. Existen empresas que ofrecen diferentes modalidades de contratación entre las que puedes elegir. Una de ellas es, por ejemplo, una tarifa plana mensual que cubra el soporte y el mantenimiento informático de forma independiente al número de incidencias que tengas.
Intenta apostar por empresas que sean proactivas, que te ayuden a prevenir problemas y no solo a solucionar los que surjan. Una buena empresa de servicio informático te aconsejará sobre los diferentes aspectos técnicos de tu negocio y tratará activamente de prevenir futuros incidentes.
#5 Elige una empresa de servicios informáticos que escuche tus necesidades
La empresa en la que confíes debe saber escuchar y debe ser capaz de hablar tu mismo idioma. Es cierto que el ámbito de la tecnología y la informática puede resultar complejo. Por este motivo, es fundamental que des con aquella empresa que se comunica contigo de forma ágil y a través de un lenguaje sencillo para ayudarte a comprender las implicaciones que la infraestructura de tecnología tiene sobre tus operaciones comerciales.
Además, esa empresa debe ser capaz de escuchar tu opinión, comprender los desafíos a los que se enfrenta tu negocio y aprender del mismo.
Se trata, en definitiva, de encontrar una consultoría informática, no solo un servicio de reparación. Busca a verdaderos expertos que comprendan tu negocio y, así, diseñen y planifiquen estrategias personalizadas para satisfacer las necesidades únicas de tu empresa.
#6 Busca una empresa de servicios informáticos con visión de futuro
Crecer de manera sostenible debería ser un objetivo constante de cualquier negocio. A la hora de contratar una empresa de servicios informáticos céntrate en aquella que no solo se ocupe de mantener el sistema actual, sino que te ayude a impulsar tu proyecto empresarial hacia adelante.
Hay empresas de informática que sí están preparadas para escalar sus servicios y otras no. Ten en cuenta que, si creces, tener que cambiar de empresa puede ser un verdadero fastidio.
Por tanto, si tu empresa necesita expandirse en el medio y largo plazo debes tener claro que el proveedor de servicios informáticos que elijas esté preparado para respaldar ese escalamiento, mantener la continuidad del negocio sin riesgo y brindar la misma calidad de servicio ofrecida hasta ese momento.
Las tecnologías de la información son un área clave de tu empresa y tú lo sabes. Por ello, tienes claro que necesitas contratar a una empresa de servicios informáticos que garantice su instalación y su mantenimiento.
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