A medida que avanzamos en la transformación digital de las empresas, la dependencia de la tecnología es mayor. Esto nos abre un horizonte de posibilidades casi ilimitadas para las empresas.
Pero también supone un aumento en la inversión en informática. En este contexto es normal que en las pymes se pregunten cómo ahorrar en costes de mantenimiento informático. ¿Quieres descubrirlo…?
El servidor de la empresa; los equipos de escritorio de los empleados; las impresoras y los periféricos; las licencias de los sistemas operativos; el programa de contabilidad o facturación; el ERP, CRM o cualquier otra aplicación de software empresarial; la página web de la empresa con su diseño y su hosting…
¿Qué costes de mantenimiento informático pueden ahorrar las empresas y pymes?
Estos son solo algunos de los costes informáticos a los que tienen que hacer frente las pymes.
Por no hablar de la práctica cada vez más común de proporcionar a los empleados otros dispositivos a parte del equipo de sobremesa de toda la vida.
Y es que para el comercial de la empresa, por ejemplo, un smartphone es una herramienta de trabajo mucho más útil que un equipo de escritorio, dado que puede registrar sus visitas y otras actividades comerciales sobre la marcha, mientras está en ruta.
Una tablet, por poner otro ejemplo, es una excelente forma de presentar un catálogo de productos a un cliente potencial.
Subirse al carro de la digitalización es necesario para seguir siendo competitivos, pero también obliga a muchas pymes a hacer números para tratar de reducir al mínimo los gastos informáticos.
Desde Sale Systems queremos mostrarte cómo puedes ahorrar en costes informáticos de forma sencilla y eficaz. ¡Vamos allá!
#1. Externalizar el servicio de mantenimiento informático
Algunas empresas de mediano tamaño y prácticamente todas las grandes empresas disponen de su equipo de IT o incluso su propio departamento. Pero en el caso de microempresas y pymes, a menudo lo más económico es externalizar el mantenimiento o soporte informático.
Pero muchas pequeñas y medianas empresas se empeñan en conservar a un técnico informático (o un pequeño grupo de ellos) en nómina. En muchos casos, esto solo genera ineficiencia y costes añadidos a medio-largo plazo.
El informático de la empresa suele sufrir una sobrecarga de trabajo importante, y las tareas de mantenimiento se van acumulando.
Carece del apoyo de otros profesionales (a menos que la empresa disponga de su propio departamento con varias personas de IT) para delegar funciones y tareas específicas, y se pasa todo el día apagando fuegos. Acumula tanto trabajo que finalmente le resulta imposible ponerse al día, y los problemas se van sumando.
Basándonos en nuestra experiencia, las pymes que externalizan el servicio de mantenimiento informático puede dedicarse a lo que realmente importa, ganando eficiencia y reduciendo su plantilla.
Existen planes de mantenimiento informático muy económicos que la empresa puede asumir como costes fijos, y que por lo tanto puede prever y sufragar sin problemas. Solo hay que buscar a un proveedor de servicios informáticos de confianza.
#2. Actualizar el software y renovarlo periódicamente
A veces eludimos los cambios. Nuestro cerebro aprende una serie de rutinas, y de pronto hay que actualizar nuestra checklist mental de tareas, ¡y nos resistimos!
Sin embargo, en el caso del software, actualizar las aplicaciones es una necesidad imposible de eludir.Las actualizaciones suelen incluir mejoras de la seguridad y la funcionalidad de los sistemas y programas de software.
De forma periódica es necesario renovar los programas y los sistemas operativos. Trabajar con un SO anticuado acabará dándote todo tipo de problemas, porque los nuevos programas o aplicaciones cada vez son más incompatibles con las versiones obsoletas.
Negarte a actualizar o renovar el software puede salirte muy caro si comprometes la seguridad o la integridad de los datos de la empresa, algo que incluso puede tener consecuencias legales en algunos casos, debido a la Ley de Protección de Datos.
#3. Renovar el hardware
El software no es lo único que es preciso renovar. El hardware también es importante, tanto para la seguridad como para permitir que el software funcione correctamente y sea lo más eficiente posible.
Empeñarte en alargar la vida de los equipos no reducirá tus costes informáticos, sino que correrás el peligro de aumentarlos progresivamente (por pérdida de eficiencia), o de forma abrupta y exponencial (en caso de desastre).
La industria informática avanza a pasos agigantados, y renovar el parque tecnológico con cierta asiduidad te permitirá obtener un mayor rendimiento al patrimonio tecnológico de tu empresa.
#4. Disponer de un buen antivirus y programas antimalware
Incidentes como el de WannaCry, el ransowmare que puso en jaque los equipos informáticos de grandes empresas como Telefónica o FedEx, provocando pérdidas económicas que alcanzan los 200 millones de euros a lo largo de todo el mundo, nos ha mostrado hasta qué punto somos vulnerables en esta era de digitalización.
Toda prevención en materia de informática es poca. Pero tener un buen antivirus y algún programa antimalware, y actualizarlos periódicamente, puede suponer la diferencia entre estar protegido o tener que hacer frente a importantes pérdidas económicas en el negocio.
#5. Realizar labores de mantenimiento informático
En apartado quedan resumidas algunos de los puntos citados, como las actualizaciones, la renovación de software y la instalación de antivirus y antimalware. Pero también habría que citar otros, como la elaboración de copias de seguridad o la gestión de almacenamiento en la nube para liberar espacio y aprovechar mejor los recursos.
Y cerramos el círculo conectando con el primer punto: lo mejor para una pyme es en la mayoría de los casos contratar un servicio externo de mantenimiento informático.
De ese modo podrás minimizar los costes variables debidos a mal funcionamiento de los sistemas, averías, etc., por un coste fijo de mantenimiento, predecible y fácil de asumir.
Según estudios recientes, un mantenimiento informático adecuado puedes ahorrar hasta un 30% en costes, y la vida útil de los equipos puede prolongarse hasta en un 50%.
Además, unos gastos informáticos inferiores no es la única forma en la que un servicio de mantenimiento informático te ayuda a mejorar tu cuenta de resultados. La productividad puede incrementarse hasta en un 25%.
Y si estás realmente dispuesto a ahorrar en costes contratando un servicio de mantenimiento informático, en Sale Systems tenemos planes muy completos y económicos que se adaptan a la realidad de cualquier pyme.
