Un backup es una copia de los datos de tu empresa guardada en un soporte independiente del original y preparada para restaurarlos cuando algo falla: un borrado accidental, una avería de disco o un ransomware que cifra el servidor. En español, copia de seguridad.
Hay empresas convencidas de tener sus datos protegidos: sincronización en la nube, antivirus activo, equipos funcionando. Hasta que llega el incidente y descubren que su única copia estaba en el mismo sitio que el problema.
El fallo más habitual no es no tener copia: es creer que se tiene. Aquí van los tipos que existen, dónde guardarlas, qué pide el RGPD y cómo comprobar si el sistema de tu empresa aguantaría una restauración.
Qué es un backup y cómo funciona
Qué es un backup y qué significa en español
La traducción de backup es copia de seguridad; también se dice copia de respaldo. Las tres expresiones significan lo mismo: un duplicado de la información guardado aparte para recuperarla si el original desaparece, se corrompe o queda inaccesible. Verás la palabra escrita también como «back up», en dos palabras, y en plural: los backups de la empresa.
Lo importante de esa definición es «aparte». Un backup no es el archivo copiado en otra carpeta del mismo servidor, ni el correo reenviado a tu cuenta personal. Es una copia con su destino de almacenamiento, su calendario y su historial de versiones.
Fuera de la informática la palabra cambia de sentido. En el trabajo, hacer de backup de alguien es cubrir su puesto cuando falta. En electricidad, un sistema de backup mantiene la corriente cuando se va la luz: un sistema de alimentación ininterrumpida (SAI) o un grupo electrógeno.
Sincronizar no es respaldar
OneDrive, Google Drive y Dropbox sincronizan: si borras o cifras un archivo, ese cambio viaja a la nube en segundos. Cuando un ataque de ransomware cifra el servidor, la versión cifrada es la que queda arriba.
Una copia de seguridad funciona al revés: guarda versiones anteriores y está aislada de la red, así que permite volver al estado de ayer. Esa distancia entre la copia y el origen es lo que le da valor.
Cómo funciona un backup paso a paso
Un backup funciona en cinco fases y la protección depende de todas: alcance, preparación, traslado al destino, retención y verificación. Si falla una, las otras cuatro no sirven.
- 1. Selección del alcance. Qué entra: servidor de archivos, correo, base de datos del ERP, carpetas locales de dirección. Lo que no está en la lista no se copia: es el fallo más silencioso.
- 2. Preparación. El software detecta lo que ha cambiado, lo comprime y lo cifra.
- 3. Traslado al destino. La copia viaja a un disco local, a un NAS, a una cinta o a la nube.
- 4. Retención. Cuántas versiones se conservan y durante cuánto tiempo. Sin retención solo tienes la foto de anoche.
- 5. Verificación. Confirmar que el trabajo terminó sin errores y que los datos se pueden restaurar. La fase que más se salta.
Tipos de backup y dónde guardar las copias
Tipos de backup: completo, incremental y diferencial
Hay tres tipos de backup: completo, incremental y diferencial. Se distinguen por cuántos datos copian cada vez y por cuánto tardan en restaurar, y lo habitual no es elegir uno, sino combinar un completo semanal con copias diarias.
| Tipo | Qué copia | Velocidad | Restauración | Cuándo usarlo |
|---|---|---|---|---|
| Completo | Todo, cada vez | Lenta | Muy rápida | Semanal, como base del resto |
| Incremental | Lo cambiado desde la última copia | Muy rápida | Más lenta | A diario o varias veces al día |
| Diferencial | Lo cambiado desde el último completo | Media | Rápida | Equilibrio entre espacio y tiempo |
Backup completo
No depende de ninguna copia anterior para restaurar, y por eso se programa una vez por semana: cada ejecución consume espacio y ventana de noche.
Backup incremental
Al restaurar hay que encadenar el último completo con todos los incrementales, y si falta uno, la cadena se rompe.
Backup diferencial
Para restaurar solo necesitas dos piezas: el último completo y el último diferencial.
Cuál elegir. El incremental conviene cuando la ventana nocturna es corta y cada día cambian muchos datos, porque termina en minutos; el diferencial, cuando lo que más pesa es restaurar rápido, y es el término medio razonable para muchas empresas. El completo en solitario solo encaja con poco volumen y pocos cambios.
Dónde guardar las copias: local, nube y cloud to cloud
El tipo de copia decide qué se guarda; el destino decide de qué incidentes te salva. Hay tres destinos, y lo normal es combinar dos.
| Destino | Dónde está | De qué te salva | Su límite |
|---|---|---|---|
| Copia local | En un servidor NAS o discos de la oficina | Borrados, averías y restauraciones urgentes | No responde ante un incendio, una inundación ni un robo |
| Copia en la nube | En un centro de datos externo | Incendio, inundación, robo y servidores cifrados | Se paga por espacio y retención, y restaurarlo todo tarda lo que tarde tu conexión |
| Cloud to cloud (C2C) | En una nube distinta a la del servicio | Borrados propios y cuentas comprometidas de Microsoft 365 o Google Workspace | No cubre los servidores de la oficina |
La copia local conviene cuando hay que volver a trabajar en minutos, mientras que la de la nube es la que responde cuando el problema es el edificio: un diseño razonable pone las dos. El cloud to cloud se suma porque el proveedor garantiza su plataforma, no tus datos frente a un borrado propio.
Dato clave: la documentación de Microsoft fija en 93 días el tiempo máximo que un elemento eliminado permanece en la papelera de reciclaje de SharePoint y OneDrive. Pasado ese plazo, sin una copia aparte, el archivo ya no se recupera desde el servicio.
Cómo se decide un buen backup: la regla 3-2-1, el RPO y el RTO
La regla 3-2-1 y por qué ahora se habla de 3-2-1-1-0
La regla 3-2-1 dice que hay que tener tres copias de los datos, en dos soportes distintos, y una de ellas fuera del lugar de trabajo. Es el criterio más extendido, y funciona igual en una empresa de cinco personas que en una de doscientas.
- 3 copias de los datos. El original y dos copias independientes: si solo tienes una y falla, no tienes nada.
- 2 soportes diferentes. Servidor local y nube, por ejemplo: un mismo incidente no alcanza a los dos.
- 1 copia fuera del lugar de trabajo. La que responde ante un incendio o un robo.
El ransomware obligó a estirar la regla. La variante 3-2-1-1-0, popularizada por el fabricante Veeam, añade dos condiciones: una copia inmutable u offline, que ni un administrador con credenciales robadas puede borrar, y cero errores en la verificación.
Ese cero es lo que separa una estrategia sobre el papel de una que funciona. Una copia bien diseñada pero sin supervisar puede dejar de ejecutarse durante semanas sin que nadie lo note.
RPO y RTO: las dos cifras que definen tu backup
El RPO es cuántos datos puedes permitirte perder, medido en tiempo; el RTO, cuánto puede estar la empresa parada. Son decisiones de dirección, no técnicas, y de ellas sale la frecuencia de las copias, el destino y el presupuesto.
RPO. Con un RPO de 24 horas basta una copia nocturna. Si cada día entran doscientos albaranes que nadie podría reconstruir, baja a una o dos horas.
RTO. Recuperar cuatro carpetas son minutos; levantar el servidor de gestión desde cero son horas. Con un RTO de dos horas necesitas copias que arranquen como máquina virtual.
Con esas dos cifras sobre la mesa, la pregunta deja de ser cuánto cuesta el backup y pasa a ser cuánto cuesta una hora de parada. Es el punto de partida de un plan de recuperación ante desastres (DRP).
¿Qué RPO y qué RTO necesita una pyme?
Depende de lo que cueste reconstruir el trabajo y de lo que cueste una hora de parada. Si basta con recuperar el día anterior, un RPO de 24 horas y una copia nocturna son suficientes; si cada día entran pedidos o facturas que nadie podría rehacer, conviene bajar a una o dos horas.
Qué pasa en un incidente y por qué hay que verificar el backup
Qué pasa en un incidente según cómo esté montado el backup
Con solo sincronización, un borrado o un cifrado se propaga y la copia desaparece con el original. La diferencia entre las dos columnas no es la marca del software: es la retención, el aislamiento y la verificación.
| Incidente | Solo sincronización | Backup con retención y copia aislada |
|---|---|---|
| Un empleado borra una carpeta | Se recupera si nadie vació la papelera y no ha pasado el plazo del servicio | Se restaura con la versión del día anterior |
| Un ransomware cifra el servidor | La nube recibe los archivos ya cifrados y los propaga | Se vuelve al punto anterior al cifrado desde la copia aislada |
| Avería del disco del servidor | Los documentos están; la aplicación de gestión y su base de datos, no | El servidor completo se levanta desde la copia |
La sincronización conviene para trabajar a la vez sobre los mismos archivos; el backup es lo único que devuelve un estado anterior. Si el borrado ya ha ocurrido, el orden de los pasos importa más que la herramienta, y lo explicamos en la guía sobre cómo recuperar archivos borrados.
¿No sabes si las copias de tu empresa se han ejecutado esta semana? Mira cómo funciona nuestro servicio de backup online y lo revisamos contigo.
El backup que nadie verifica no protege nada
Una copia solo protege si alguien mira que se ejecuta y prueba que se puede restaurar. En empresas sin equipo informático propio se da por hecho que funciona porque se configuró hace tiempo y nadie ha avisado de lo contrario.
El problema aparece el día de la restauración: la copia lleva meses sin ejecutarse, los discos están llenos o lo copiado no incluía la carpeta de contabilidad. Una copia que no se prueba no es una copia de seguridad: es una sensación de seguridad.
La verificación mínima para cualquier empresa:
- Revisar cada semana que los backups terminaron sin errores, no que el servicio siga activo.
- Hacer una restauración de prueba al mes, con un archivo y con una carpeta.
- Comprobar que la última copia incluye lo modificado en las 24 horas anteriores.
- Mantener un destino desconectado o inmutable, para que nadie sobrescriba el historial.
- Restaurar una vez al año el servidor crítico completo y cronometrar cuánto se tarda.
¿Cómo sé si el backup de mi empresa funciona?
Solo lo sabes si lo pruebas. Revisa cada semana que las copias terminaron sin errores, haz una restauración de prueba al mes con un archivo y con una carpeta, y comprueba que la última copia incluye lo que se modificó el día anterior. Si nadie lo ha hecho nunca, no sabes si funciona.
Cómo contratar un servicio de backup y qué exige la ley
Cómo se monta un servicio de backup y qué debes exigir
Cuando contratas la protección de datos no compras espacio: compras un procedimiento con responsables y pruebas. Estos son los cinco entregables que debe darte un proveedor.
- 1. Inventario y alcance. Qué servidores, carpetas, buzones y bases de datos entran, y qué queda fuera de forma consciente.
- 2. RPO y RTO acordados. Por escrito y por sistema. Sin eso, discutir un incidente es discutir opiniones.
- 3. Destinos y retención. Cuántas versiones, en qué soportes, dónde está la copia aislada y cuánto almacenamiento hará falta a un año.
- 4. Vigilancia diaria con avisos. Alguien mira los resultados y llama cuando algo falla. Eso forma parte del soporte informático del día a día, no de la instalación.
- 5. Informe mensual y prueba de restauración. Trabajos correctos, fallidos, espacio consumido y resultado de la última recuperación de prueba.
Qué exige la ley sobre las copias de seguridad
El backup no es solo una buena práctica técnica. El artículo 32 del Reglamento General de Protección de Datos obliga a garantizar «la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico».
Para las empresas que entran en el ámbito de la directiva NIS2, la exigencia sube un escalón: la gestión de copias y la continuidad de negocio forman parte de las medidas mínimas que hay que acreditar.
La pregunta útil no es si tu empresa tiene backup. Es cuándo se restauró algo por última vez y cuánto se tardó. Si nadie sabe la respuesta, ya tienes la tarea de este mes.
¿Es obligatorio tener copias de seguridad en una empresa?
Si la empresa trata datos personales, en la práctica sí: el artículo 32 del Reglamento General de Protección de Datos exige poder restaurar el acceso a esos datos de forma rápida tras un incidente. Y las empresas que entran en la directiva NIS2 tienen que acreditar además su gestión de copias.
Preguntas frecuentes sobre el backup
Significa copia de seguridad: un duplicado de los datos guardado en un soporte independiente del original y con versiones anteriores, para poder restaurarlo si la información se borra, se corrompe, se cifra o el equipo que la contenía se avería.
La traducción habitual es copia de seguridad, y también se usa copia de respaldo. En textos técnicos conviven las dos formas con el término inglés, y las tres se refieren a lo mismo: guardar una copia aparte para poder recuperar los datos.
En el ámbito laboral, hacer de backup de alguien es cubrir sus funciones cuando esa persona no está: vacaciones, una baja o una reunión fuera. Es la misma idea que en informática, aplicada a las personas: tener un respaldo preparado para que la actividad no se detenga.
Es el sistema que mantiene el suministro cuando falla la red eléctrica. En una oficina suele ser un SAI, que da unos minutos de corriente por batería para apagar los servidores de forma ordenada. Cuando hace falta aguantar horas, se recurre a un grupo electrógeno.
Depende de cuántos datos puedas permitirte perder. Un punto de partida razonable es una copia completa semanal más una incremental diaria. Si cada día entran pedidos, facturas o historiales que nadie podría reconstruir a mano, la copia debe ejecutarse varias veces al día.
En su configuración estándar son servicios de sincronización, no de backup: propagan los cambios, incluidos los borrados y los cifrados por ransomware. Sirven como una de las copias de la regla 3-2-1, pero hace falta añadir una herramienta con versiones e historial propio y un destino aislado.
¿Cuándo fue la última vez que alguien restauró algo en tu empresa?
Revisamos qué se está copiando, qué se queda fuera y cuánto tardarías en volver a trabajar tras un incidente. Con la prueba de restauración hecha delante de ti, no sobre el papel.
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